Cómo bloquear los datos en sus aplicaciones

Sus aplicaciones de oficina diarias almacenan más información oculta en los documentos que usted crea y en la que trabaja de lo que pueda estar al tanto. A continuación, le indicamos cómo asegurarse de no hacer pública la información que debe permanecer privada.

Datos ocultos en sus documentos

La herramienta Eliminar datos ocultos de Microsoft está a la altura de su nombre con documentos de Office anteriores.

¿Por qué debería importar?: Los comentarios embarazosos o la información patentada pueden llegar a públicos no deseados.

Escenario: Usted es el contador de una empresa cuyo consejo de administración le ha pedido que presente un resumen ejecutivo de los gastos y los ingresos: una tarea eso requiere que colabores con varias personas. El borrador de su informe, escrito en Microsoft Word, cambia de manos durante varios días, ya que varios participantes REPLACEan notas, preguntas y tal vez algunas quejas impolíticas.

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Limpias el documento antes de enviarlo a la pizarra, pero el comentario "¿Realmente esperan que la gente compre esta porquería?" (junto con el nombre de la persona que lo agregó y la hora y fecha de creación) no se ha desvanecido, simplemente se está ocultando.

Entre los tipos de metadatos que las hojas de cálculo, los documentos de Word y las presentaciones de PowerPoint pueden conservar en forma oculta (pero fácilmente reconocible) son el nombre y las iniciales de cualquier persona que alguna vez haya escrito o editado el documento; datos de plantilla; revisiones de documentos; editar comentarios; el nombre de su computadora, la compañía cuyo nombre aparece en la información de licencia para su copia de Microsoft Office, y el nombre del disco rígido o servidor donde guardó el documento.

Información incrustada como nombres de servidor de archivos o nombres de usuario - que a menudo se reciclan como credenciales de inicio de sesión - hacen que el robo de datos sea mucho más fácil para un espía corporativo. Si no publicara los detalles de la red interna de su empresa para que todo el mundo la vea, ¿por qué regalaría fragmentos de esa información incrustada en los documentos que produce para la Web? Parte de esta información está disponible, mientras que extraer otras partes del documento puede implicar el uso de editores de archivos de nivel binario.

Arreglo: Para Office XP y 2003, puede descargar la herramienta Eliminar datos ocultos de Microsoft. Para los documentos de Office 2007, puede usar el comando Inspector de documentos para ver y (opcionalmente) eliminar los remanentes de metadatos no deseados de los archivos de Word, Excel y PowerPoint.

Redacción incorrecta

Por qué debería importar: Permitir privacidad confidencial los datos para llegar al público a través del descuido son un mal ejemplo para usted.

Escenario: Académicos, investigadores médicos y tribunales a veces necesitan publicar versiones de sus notas de investigación privadas, datos o informes para consumo público. Cuando estos documentos contienen información personal sensible (nombres, números de seguridad social, direcciones de calles y números de teléfono), a menudo es más fácil redactar o ocultar esas partes del documento, en lugar de revisar el archivo original.

Las barras negras que cubren los nombres de personas, ubicaciones y fechas en los documentos impresos son adecuadas para un informe en papel, pero los documentos digitales son otra cuestión. Hubo instancias de alto perfil en las que terceros descubrieron fácilmente información supuestamente censurada porque la persona que trabaja con el documento no sabía que cualquier persona equipada con la versión completa de Adobe Acrobat puede eliminar una barra negra pintada sobre el texto en un archivo PDF. Si necesita divulgar información públicamente sin divulgar detalles confidenciales, debe tener cuidado de que las redacciones que realice sean irreversibles.

Arreglo: La NASA tiene las instrucciones en línea más claras que explican el proceso. En los documentos de Word, es fácil guardar una nueva copia del archivo que planea redactar: ​​asegúrese de que el Modo Revisiones esté desactivado y luego escriba texto sobre el texto que necesita para redactar. Para redactar contenido en archivos PDF, debe usar un complemento de terceros (como la utilidad Redax de $ 249 de Appligant) o cubrir el texto con barras negras en el archivo PDF, convertir el PDF a una imagen TIFF y luego reconvertir el TIFF a un PDF El único inconveniente es que los lectores pierden la capacidad de buscar texto en un PDF que se ha convertido de esta manera.