Cómo hacer que los empleados de 'trabajo desde casa' rindan cuentas, sin espiar

He sido un empleado de medio tiempo y trabajo desde casa desde hace años. Y sí, trabajo do. Mucho. Aún así, escucho susurros de compañeros de trabajo que se preguntan si solo estoy evitando un viaje para pasar tiempo de calidad con mi ropa. Y luego están las mamás que encuentro en el parque en mi día libre, las que dicen que les encanta "trabajar desde casa" (con comillas) porque "me da mucho tiempo libre".

Están dándome un mal nombre. Pero mi mayor preocupación es si mi jefe sabe cuánto trabajo estoy haciendo.

Trabajando desde casa. Trabajando de forma remota. Teletrabajo. No importa cómo lo llames, trabajar desde otro lugar que no sea la oficina de tu compañía ha tenido mala reputación últimamente. Con la directora ejecutiva de Yahoo, Marissa Mayer, estableciendo una prohibición de la práctica, y Best Buy estableciendo límites estrictos a su política de trabajo desde casa, las noticias han sido negativas tanto para los gerentes como para los empleados que confían en la flexibilidad que el teletrabajo puede ofrecer.

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Los teletrabajadores y los jefes que nos contratan, se anotan. Hoy en día, el teletrabajo es más fácil que nunca, gracias en gran parte a una gran cantidad de productos gratuitos y de bajo costo que pueden ayudar a que los empleados remotos sean productivos, responsables y estén en contacto. La mayoría de las herramientas son tan rentables y fáciles de usar que incluso las pequeñas empresas más pequeñas pueden confiar en ellas.

No compre las malas palabras

Los arreglos de trabajo flexible han prosperado desde el advenimiento de Internet de alta velocidad, y han ganado más fuerza con el surgimiento del teléfono inteligente. A veces, la programación implica dejar que los empleados en el lugar trabajen desde su casa uno o dos días a la semana; pero con frecuencia las compañías contratan empleados que viven en estados distantes y en distintas zonas horarias. Desafortunadamente, la nueva política de teletrabajo de Yahoo, que entrará en vigencia en junio, arroja malos augurios sobre estos acuerdos.

La mayoría de los empleados de Startup de Ordr.in trabajan en la misma oficina, junto con contratistas y pasantes. El software adecuado mantiene al personal remoto al día y en pie de igualdad.

Según los informes, Mayer tomó la decisión después de consultar los registros VPN de la empresa para ver con qué frecuencia los empleados remotos ingresaban. Evidentemente, no le gustó lo que vio. La emoción resultante de los medios de comunicación se sumó al fuego del fuego para aquellos que piensan que los empleados que trabajan en casa no hacen un trabajo honesto.

Sin embargo, la mala prensa no debe terminar con el teletrabajo para todos. Hablamos con varios CEOs, gerentes de recursos humanos y personas de TI de pequeñas y medianas empresas para averiguar qué hacen para garantizar que sus trabajadores remotos realmente funcionen. Todas las personas que entrevistamos están de acuerdo: hacer arreglos para los trabajadores remotos puede hacer felices tanto a los empleadores como a los empleados. Los arreglos de trabajo desde casa también pueden maximizar el tiempo en el reloj y ahorrar dinero a todos. Mejor aún, las empresas pueden monitorear el teletrabajo sin consultar un registro de VPN.

"En una gran compañía, el CEO tiene la tarea de hacer un seguimiento de las acciones de decenas de miles de empleados, y verificar los registros de VPN es una forma perfectamente racional de comience ese proceso ", dice David Bloom, el director ejecutivo de la empresa tecnológica Ordr.in, que administra un equipo de cinco empleados, uno de los cuales trabaja de forma remota. "Pero si estás haciendo eso para tu pequeña empresa, ya has perdido". Perdió un poco de confianza. En una empresa pequeña, el CEO debe tener relaciones mucho más personales e interactivas con sus empleados. Debes tener un sistema para saber que están haciendo su trabajo, sin mirar ningún registro del servidor. "

Hablando cara a cara

Bloom dice que confía mucho en los chats de video diarios realizados a través del servicio gratuito de chat de video de Google Hangouts. "Todo el mundo inicia sesión durante 15 minutos cada mañana, por lo que todos podemos hablar sobre lo que hemos logrado y sobre lo que estamos trabajando. Tenemos cinco empleados, y cuatro de nosotros estamos en el mismo lugar, pero todos nos conectamos por separado. Esto nos permite tener una reunión cara a cara donde todos son iguales. No somos nosotros cuatro sentados en un solo lugar, con nuestro colega sentado en otro lugar ".

Sin embargo, llegar a este sistema no fue fácil. Bloom dice que probó intercambios diarios de correos electrónicos, reuniones semanales e informes semanales del CEO y CTO antes de darse cuenta de que una reunión rápida, diaria, cara a cara (aunque prácticamente así) era la mejor manera para que el personal de Ordr.in tocara base. Y el acuerdo mantiene a todos sus empleados responsables de su trabajo.

Además de realizar estas reuniones diarias, Ordr.in usa el software de administración de tareas Asana, que es gratis para equipos con hasta 29 miembros. El software ejecuta $ 100 por mes para equipos que tienen de 30 a 50 miembros, y los precios suben desde allí.

GoToMeeting y una configuración de monitor dual ayudan a la Directora de Finanzas y Operaciones de HiringThing Jess Tejani a trabajar desde su casa en la Bahía de San Francisco Área.

Josh Siler, el fundador y CTO de HiringThing, que crea software para compañías que buscan publicar trabajos en línea, también cree que el contacto cara a cara virtual es una de las mejores herramientas para administrar empleados remotos. Fundó HiringThing como una compañía virtual desde el principio, y sus seis empleados viven en varios lugares en la costa oeste.

"Utilizamos GoToMeeting para videoconferencias tres veces a la semana", dice Siler. "Poder ver la cara de alguien hace una gran diferencia". Y no cuesta mucho: GoToMeeting, que permite realizar videoconferencias de alta definición a las que los asistentes pueden unirse desde una PC o desde un dispositivo móvil, cuesta $ 49 por año. mes para reuniones ilimitadas de hasta 25 asistentes.

Siler dice que la oficina virtual que creó en HiringThing ha sido efectiva. Señala que la compañía depende en gran medida de llamadas y videoconferencias gratuitas de Skype, así como de la herramienta de chat de 37 Signals Campfire, que comienza en $ 12 por mes para un plan básico que cubre 12 usuarios y ofrece 1GB de almacenamiento. HiringThing también utiliza las aplicaciones de Google Gmail y Calendar para empresas, que comienzan en $ 5 por usuario por mes, y GitHub, que ofrece herramientas en línea para el desarrollo de software. GitHub es gratuito para usuarios de código abierto y cuesta $ 7 por mes para todos los demás desarrolladores de software.

Pero tan importante como los productos que utiliza HiringThing es la cultura de la compañía que ha surgido, dice Siler. "Estamos basados ​​en la confianza, y no administramos a nuestros empleados por microgestión. Juzgamos a todos según su resultado. Cualquiera puede hacer que su horario sea flexible, siempre y cuando cumpla con sus compromisos con sus compañeros de trabajo ", dice. "Nuestros empleados saben que su desempeño es lo que importa, y hablamos de ello de manera regular".

Reunión en el refrigerador de agua virtual

Peter Kirwan, Jr., CEO y cofundador de Collexion, una empresa en línea la startup que se prepara para lanzar un sitio para coleccionistas también usa Skype en un televisor de 65 pulgadas para mantenerse en contacto con empleados remotos, en algunos casos a miles de millas de distancia de la sede central de San Diego en su empresa. Kirwan también confía en el calendario y el correo electrónico de Google Apps, el uso gratuito de Google Drive para compartir archivos, Skype y las herramientas de planificación de proyectos en línea de Smartsheet, que están disponibles desde $ 16 por mes. Él y el cofundador de Collexion, Doug Taylor, están de acuerdo en que la wiki que usan, Atlassian's Confluence, que está disponible con una Licencia de inicio (para diez o menos usuarios) por $ 10 por mes, es clave para su éxito con los trabajadores remotos.

Collexion's daily standup 'reunión usos de Skype y un televisor de 65 pulgadas con cámara incorporada para mantener a los empleados remotos y en la casa en la misma página.

"Gracias a las redes sociales, las personas son cada vez más eficaces para expresar pequeños pensamientos en línea, "Taylor dice. "El wiki les permite expresarse de esta manera, y permite a la gente escuchar la conversación y mantenerla en funcionamiento. También crea responsabilidad, porque sabemos cuándo alguien dijo algo si está escrito en la wiki ".

También es vital para Collexion el software de administración de tareas de Asana (el mismo programa utilizado en Ordr.in), que permite a los empleados crear y asigna tareas a otros, incluso al jefe. "Puede ser difícil para algunas personas, pero hemos trabajado para crear una cultura de arriba hacia abajo donde está bien enviar una tarea a su jefe. No queremos que la gente envíe correos electrónicos, queremos que envíen tareas ", dice Kirwan. Agrega que la capacidad del programa para permitir comentarios sobre las tareas ayuda a que todos rindan cuentas.

Crear la atmósfera (virtual) correcta

Si bien todas estas herramientas y productos pueden mantener conectados y responsables a los empleados remotos, todos los entrevistados en este artículo coinciden en que ninguna herramienta vale mucho si su empresa no tiene la actitud y cultura correctas para acomodar empleados remotos. Y algunas personas no confían en la tecnología en absoluto.

"Soy un gran creyente en el movimiento ROWE [Results Only Work Environment]. Se trata de tratar a su personal como adultos y permitirles administrar su propio tiempo ", dice Ben Eubanks, gerente de recursos humanos de Pinnacle Solutions, un proveedor de servicios de ingeniería y capacitación para 70 personas con sede en Huntsville, Alabama. Debido a su trabajo como contratista del gobierno, Pinnacle Solutions administra actualmente más empleados ubicados fuera de su oficina central que basados ​​en él, pero Eubanks dice que Pinnacle no utiliza ningún producto tecnológico específico para asegurarse de que están haciendo su trabajo.

"Tenemos un estricto proceso de contratación, y hacemos una búsqueda rigurosa para encontrar personas que cumplan con nuestros valores fundamentales, que comunicamos temprano y con frecuencia. En un par de ocasiones, nos hemos topado con personas que no pueden manejar la libertad, personas que quieren despotricar en lugar de trabajar. Pero podemos ver cuándo no cumplen con los plazos, y empezamos el proceso para encontrar a alguien más que pueda ", dice Eubanks. "Todo vuelve a nuestros valores fundamentales y nuestra capacidad para comunicarlos".

La comunicación es clave, ya sea que administres un equipo de 2 o de 222. Y puedes encontrar muchos productos diseñados para ayudarte a mantener a todos encendidos. tarea, sin forzarlo a jugar taskmaster.