Cómo aprovechar al máximo Outlook

Muchos de nosotros tenemos una relación de amor-odio con Outlook, sí lo odiamos porque a veces se cuelga inesperadamente, o tarda de tres a diez segundos para hacer algo que no esperábamos. Pero creo que, en general, a muchos de nosotros nos gusta Outlook y su naturaleza intuitiva. Las aplicaciones de correo web simplemente no se sienten tan ricas o fluidas como Outlook.

Es probable que Outlook sea la primera aplicación que abre cuando ingresa a la oficina y la última que cierra por la noche (si la cierra). Aquí están mis 10 mejores maneras de tener una mejor experiencia con Outlook. Primero voy a compartir los cinco fundamentos de tener una increíble experiencia de Outlook, y luego compartiré consejos más avanzados en mi próxima publicación.

Arrastrar y soltar cualquier cosa

Uno de los mayores beneficios de Outlook es que puedes prácticamente arrastre y suelte cualquier elemento de Outlook de una carpeta a otra. Arrastre un correo electrónico a su carpeta de contactos y Outlook creará el contacto para usted con los nombres y apellidos y dirección de correo electrónico por usted. Arrastre un correo electrónico a la carpeta del calendario y nuevamente, se crea una cita para usted con el cuerpo del correo electrónico ingresado en las notas del calendario.

Haga clic derecho en cualquier cosa

Si tiene dudas y no sabe qué hacer a continuación, en Outlook, simplemente haga clic derecho en un elemento de Outlook y el menú que aparece probablemente tendrá la función que desee. Haga clic con el botón derecho sobre el nombre en una dirección de correo electrónico y elija Agregar a contacto de Outlook y su contacto se creará automáticamente. Haga clic con el botón derecho en un elemento del calendario y puede imprimirlo y llevarlo con usted a su próxima cita.

Abrir múltiples ventanas de Outlook

¿A cuántos de ustedes les gustaría tener su bandeja de entrada, calendario y contactos abiertos todo el tiempo? Puede hacer clic derecho en el icono Calendario o la carpeta Calendario y elegir "Abrir en Nueva Ventana" y se abre otra carpeta de Outlook. Haz lo mismo haciendo clic derecho en el ícono de Contacto y "Abrir en Nueva Ventana".

Buscar Cualquier cosa

Si eres como yo, esperar un segundo extra para encontrar algo es molesto. Una de las mejores características que me gusta de Outlook 2007 es que puedes buscar cosas mucho más rápido. La búsqueda más rápida en sí misma vale la actualización si todavía está usando una versión anterior a Outlook 2007. Simplemente escriba cualquier palabra en el cuadro de búsqueda en su Bandeja de entrada y / o en cualquier carpeta de correo y Outlook irá de inmediato para encontrar el correo electrónico correcto. Puede hacer lo mismo con los elementos de Contactos, Calendario o Tarea. El cuadro de búsqueda se encuentra en la parte superior izquierda y devolverá rápidamente su elemento de búsqueda. Por ejemplo, en sus carpetas de contactos, simplemente escriba en Nueva York y aparecerán todos sus contactos que tengan a Nueva York en su dirección o notas.

Crear carpetas adicionales de cualquier cosa

Muchos de ustedes ya saben cómo crear carpetas de correo electrónico adicionales haciendo clic derecho en su lista de carpetas y seleccionando Nueva carpeta. ¿Sabía que puede crear otros tipos de carpetas también, como otro contacto, calendario o carpeta de tareas? Para crear otra carpeta de contactos, tal vez uno solo contenga contactos personales, simplemente haga clic derecho en cualquier elemento de la carpeta y elija Nueva carpeta. En "La carpeta contiene", elija Elementos de contacto y seleccione dónde desea que se guarde la Carpeta de contactos nuevos, y la carpeta estará visible.

Estos son los consejos fundamentales para tener una experiencia de Outlook más completa. Familiarizarse con estas funciones debería reducir muchos minutos más que puede utilizar para responder a sus correos electrónicos. La próxima vez trataré las funciones más avanzadas que podrían ayudarte a reducir la cantidad de correos electrónicos en tu bandeja de entrada.

James Wong es el cofundador y CEO de Avidian Technologies, los creadores de Prophet, el software CRM fácil. para Outlook. James es un experimentado y fundador de tres compañías exitosas, y un inversor activo y partidario del barco.