Cómo crear y compartir bases de datos en la web

Si usted es parte de un negocio, tarde o temprano querrá colaborar en una base de datos con un colega o cliente. En el pasado, la manera más fácil de compartir una base de datos pequeña era crear una hoja de cálculo y enviarla por correo electrónico a sus colaboradores. Si bien este no es el mejor método, ha resistido una competencia más sofisticada por varias razones:

Primero, las bases de datos aún son difíciles de entender para algunas personas, y las hojas de cálculo son más obvias. Generalmente, una hoja de cálculo está una sola pantalla, por lo que es fácil para alguien descubrir su lógica, y la cuadrícula de filas y columnas también es más fácil que la típica base de datos relacional con una serie de tablas. Las tablas son más de lo que muchas personas, especialmente aquellas que no tienen mucha formación formal en TI, quieren tratar con ellas. En segundo lugar, las herramientas de colaboración de bases de datos son difíciles de aprender y usar. Mire cuántas la gente todavía usa Lotus Notes por correo electrónico y no mucho más. Y como la mayoría de nosotros estamos cómodos con el correo electrónico, usarlo como sistema de transporte no es tan agotador. Hasta que llegue el día en que tres personas trabajen en la misma hoja de cálculo o base de datos y realicen cambios conflictivos.

En tercer lugar, crear los tipos adecuados de aplicaciones colaborativas requiere cierta habilidad y comprensión de cómo y qué tipo de datos se comparten. ¿Cuántas personas van a agregar / cambiar registros a su base de datos? ¿Cuántos solo quieren hacer consultas e informes? ¿Y cómo se previenen las actualizaciones concurrentes en conflicto?

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¿Cuáles son sus opciones, si no quiere enviar hojas de cálculo por correo electrónico? Tienes dos métodos básicos. Primero es utilizar uno de los muchos programas de base de datos compatibles con Internet. Alpha Five tiene algunas herramientas Web disponibles y su edición estándar es de $ 200, o puede comprar la versión de Filemaker Server por $ 1000. Hay muchos otros, pero estos dos son los más fáciles de configurar y usar a través de Internet.

Para ambos productos, deberá usar una máquina alojada de Windows o Mac en su proveedor de Internet o tener algún otro medio de conectar la máquina en la que ejecuta su base de datos a Internet. (PointInSpace es un proveedor que ofrece una cuenta de alojamiento de Filemaker Pro por $ 40 al mes, y ZebraHost ofrece alojamiento Alpha Five a partir de $ 30 por mes. Aquí hay un enlace a una serie de videos tutoriales sobre cómo hacer esto con Alpha Five.) también tendrán que aprender su lenguaje de programación y sentirse cómodos con la forma en que producen los informes. Este método tiene la ventaja de que está ejecutando un programa de base de datos real y tiene la mayor flexibilidad. Pero tiene un alto costo de entrada en términos de habilidades y puede ser más de lo que desea tratar. Aquí hay un ejemplo de una de las pantallas que muestra el tipo de programación que necesita comprender para Alpha Five:

Si las habilidades requeridas en cualquiera de estos son desalentadoras, probablemente terminará con el segundo método, que es utilizar una de las compañías de servicios web que están orientadas a compartir hojas de cálculo y datos tabulares. Si bien Google Docs permite que las personas colaboren a nivel de archivos, lo que realmente queremos es algo un poco más sofisticado y que pueda reconocer los registros individuales. Hay al menos cuatro servicios que he encontrado que hacen esto:

• TrackVia, $ 10 al mes por usuario

• DabbleDB, $ 8 al mes por usuario

• QuickBase de Intuit $ 250 por mes para 10 usuarios

• Blist.com, $ 10 por mes por usuario más $ 30 por mes para una cuenta de administrador

Con todo esto, puede crear una cuenta y cargar su hoja de cálculo en aproximadamente cinco minutos. Si su primera línea en la hoja de cálculo contiene sus nombres de campo, está a punto de terminar. Puede ordenar fácilmente cualquier columna rápidamente haciendo clic en los iconos de flecha. Puede localizar rápidamente registros duplicados, crear una plantilla de combinación de correspondencia y formularios para su sitio web, todo con solo un par de clics del mouse.

Los informes personalizados son simples, y lo que es más, se pueden distribuir por correo electrónico a sus colaboradores en un horario establecido. Agregar diferentes colaboradores con varios permisos discretos es muy sencillo, y en aproximadamente 30 minutos puede tener una configuración de proyecto y trabajar con su equipo. La buena noticia es que no necesita ser programador, ni siquiera actuar como tal. Tampoco necesita pagar las tarifas de alojamiento (que se incluyen como parte del servicio), y todo lo que necesita es su navegador web para acceder a sus datos.

Para tener una idea de lo que está involucrado, los cuatro servicios Permitir que pueda comenzar con cuentas gratuitas. En el caso de TrackVia, tienes 14 días antes de que tengas que darles tu tarjeta de crédito, y en el caso de dabbleDB, puedes usar la cuenta gratuita para siempre, siempre que no te importe que tus datos estén a la vista del público. Con blist, puede usar su cuenta de grado de consumo de forma gratuita para siempre, pero lo limita a bases de datos de menos de 100 MB. QuickBase le ofrece una versión de prueba gratuita de 30 días y la capacidad de compartir con hasta 10 personas, por lo que si está buscando algo para apoyar a unos pocos colaboradores será demasiado caro.

Cada uno de los cuatro servicios difiere en términos de cómo pueden importar datos a su base de datos, qué tipos de informes están disponibles y cuántas bases de datos y almacenamiento diferentes se permiten por cuenta. Es por eso que es mejor probar cada uno y ver qué tiene más sentido para su estilo de trabajo y sus características imprescindibles, y qué tan lejos puede llegar realmente sin conocer ningún HTML real.

Echemos un vistazo a cómo importe sus datos en TrackVia como ejemplo. Cuando crea una nueva base de datos, se le presentan tres opciones, como puede ver en la siguiente pantalla:

Puede cargar una hoja de cálculo, y si lo hace, haga clic en el enlace "ver sugerencias" y verá una lista de advertencias e instrucciones sobre cómo hacer esto. Si tiene sus datos en un archivo CSV, primero debe importarlos a Excel antes de obtener los datos en TrackVia. Algunos de los otros servicios le permiten importar CSV directamente, o cortar y pegar datos desde su escritorio o un sitio web. También tiene la opción de comenzar con una plantilla de base de datos de muestra, y TrackVia ofrece más de una docena de diferentes. Supongamos que elige la plantilla de Contactos. Luego puede agregar cada registro de contacto de uno en uno usando un formulario web estándar, o usar la herramienta Importar y traer esa hoja de cálculo.

TrackVia también tiene una opción interesante para monitorear un buzón de correo electrónico especial que recopilará nuevos registros de la base de datos y publica la información automáticamente. Si va a la herramienta de recolección de correos electrónicos, verá una serie de pantallas, incluida la que se encuentra debajo, que puede usar para configurar esta característica. Puede hacer que sus correos electrónicos creen nuevos registros o actualicen los existentes.

¡Buena suerte al compartir sus bases de datos y hojas de cálculo!