Encuentre rápidamente correos electrónicos antiguos en ms outlook usando grupos de correo electrónico

Mientras estamos en el trabajo, los correos electrónicos tienden a consumir mucho tiempo. Y una de las razones es que no conocemos los trucos de ver correos electrónicos rápidamente. Por ejemplo, cuando se trata de extraer un correo electrónico antiguo, generalmente comenzamos a desplazarnos primero. Difícilmente una forma eficiente de encontrar viejos correos electrónicos. Estoy hablando principalmente sobre el uso de MS Outlook (porque eso es lo que la mayoría de nosotros usamos en el trabajo) y las características asociadas.

Anteriormente le contamos sobre la visualización de archivos adjuntos en el Panel de lectura. Bueno, esa es una forma de agarrar correos electrónicos por el cuello. Pero hoy, hablaremos sobre la visualización de correos electrónicos en grupos y veremos cómo puede ayudarlo a encontrar rápidamente correos electrónicos antiguos.

Sugerencia: es posible que desee aprender a activar y personalizar el Panel de lectura, el Panel de navegación y la Barra de tareas. Aquí está la guía de GT sobre eso.

Pasos para ver correos electrónicos en grupos

La principal ventaja de seguir este truco es que realmente ayuda y acelera el proceso de extraer correos electrónicos viejos en la hora de necesidad.

Paso 1: Primero, debe asegurarse de que la función Mostrar en grupos esté activada en su interfaz. Por lo tanto, navegue hasta Ver -> Organizar por y verifique lo mismo.

Cuando marca Mostrar en grupos como activada, los correos electrónicos se organizan de manera predeterminada en grupos de Fecha (Hoy, Ayer, Última semana, etc.). Este arreglo sirve como una demarcación decente.

Paso 2: Si no le gusta el valor predeterminado o si desea cambiar la regla de agrupación, debe hacer clic con el botón derecho en el encabezado del Panel de mensajes donde se lee Organizado por … Luego, puede seleccionar los criterios nuevos criterios para la agrupación.

Tenga en cuenta que la regla se aplica solo a la carpeta seleccionada actualmente. Generalmente agrupo por la cláusula From cuando necesito un mensaje anterior.

Paso 3: si tiene una larga lista de contactos y una cantidad de mensajes para cada uno, necesita una forma rápida de llegar a eso. Esta vez, haga clic derecho en el encabezado del grupo y diga Contraer todo.

Paso 4: Cuando haces esto, todos los grupos colapsarán la lista de mensajes que contienen. Haga clic en el signo más para el hilo requerido y todos los mensajes dentro de ese grupo estarán disponibles de un vistazo.

Las otras opciones de agrupación que encuentro útiles y que necesito con frecuencia son Para, Asunto, Categorías e Importancia. Puede encontrar las suyas propias o crear una vista personalizada navegando a Ver -> Organizar por -> Personalizado.

Conclusión

Los pasos explicados anteriormente son solo un intento de usar y aprovechar las características disponibles de MS Outlook. Los sigo en mi vida cotidiana. Pruébelo y puede ganar unos segundos cada día. Incluso eso hace mucho para mejorar tu vida laboral, ¿no?