Cómo bloquear el escritor zoho durante la colaboración y más trucos geniales

Si trabajas con frecuencia en procesadores de texto como Google Docs o Zoho Writer, entonces debes saber que crear un documento perfecto generalmente implica mucha reescritura desde cero. Ya sea la adición de nuevas oraciones o la corrección de fallas anteriores. La situación es relativamente fácil si está trabajando solo en un documento.

Sin embargo, si está colaborando con los miembros de su equipo, es importante que sepa cómo optimizar la experiencia. Después de todo, no querrás que tus colegas trabajen y vuelvan a trabajar en el mismo bloque sin cesar.

Afortunadamente, Zoho Docs (escritor) viene con una opción ingeniosa que le permite bloquear una cierta parte del documento mientras colabora con otros. Por lo tanto, en esta publicación de hoy, exploraremos cómo bloquear Zoho Writer durante la colaboración y otras características avanzadas.

También en

Cómo escanear y agregar un documento a Google Docs

Cómo bloquear contenido seleccionado para colaboración

Paso 1: Una vez que haya completado su parte del documento, haga clic en el botón Revisar en la parte superior.

Paso 2: a continuación, seleccione el fragmento de texto que desea bloquear. Haga clic en el pequeño icono de bloqueo en la parte superior y elija Bloquear contenido seleccionado, y eso es todo.

Ahora, cada vez que alguien en su grupo compartido haga clic en ese bloque de texto, verá un pequeño ícono de Bloqueo y un mensaje que dice: "El contenido ha sido bloqueado por …" para editarlo.

Nota: Las funciones de colaboración solo están disponibles para los propietarios de documentos. Para configurar copropietarios, haga clic en Compartir y otorgue derechos de copropietario a los usuarios.

Cómo permitir la edición para personas específicas

Sin embargo, todos sabemos que trabajar en el mismo documento con otros no es necesariamente un trabajo en blanco y negro. Hay momentos en los que desea que un bloque de texto sea editado solo por un miembro determinado de su equipo. En situaciones como esta, seguramente no querrá redactar otro correo electrónico que detalle quién editará qué sección y los me gusta.

Ahí es cuando entran en uso las funciones avanzadas de Zoho Writer. Para habilitarlo, vaya al modo Revisión y haga clic en el ícono Bloquear. Luego seleccione en las Opciones avanzadas.

Ahora, agregue la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea otorgar el permiso exclusivo y presione el botón Bloquear. ¡Eso es todo!

Consejo interesante: el bloqueo de contenido no seleccionado funciona como una herramienta de selección inversa. Seleccione una parte del texto que no desea editar y luego seleccione la segunda opción. El resto será atendido por Zoho Writer.

Cómo enmascarar texto

Nuevamente, si usted es el propietario de un documento y desea redactar o enmascarar un determinado bloque de texto, Zoho Writer le permite hacer eso. Es útil cuando tiene que agregar datos confidenciales y no desea que todos en su equipo lo lean.

Sin embargo, la máscara no funciona como la mayoría de las herramientas, lo que significa que no puede seleccionar un fragmento de texto y luego enmascararlo. En su lugar, debe hacer clic en el icono y luego ingresar los datos.

Paso 1: La herramienta para esta tarea es Máscara, indicada por el pequeño icono de ojo en la parte superior. Coloque el cursor donde desee agregar el texto y haga clic en él. Eso agregará un cuadro de texto denotado por líneas punteadas.

Paso 2: Ahora, agregue el texto, y eso es todo.

Si bien podrá ver el texto en color gris, otros colaboradores verán las líneas marcadas con asteriscos. Sí, como esas viejas películas del FBI.

Cómo pausar la colaboración en Zoho Writer

Afortunadamente, el proceso para pausar la colaboración es un paseo por el parque. Simplemente cambie al modo Revisión y haga clic en alternar para Pausar colaboración en la parte superior.

Cuando termine, verá una advertencia en la parte superior de que ninguno de sus colaboradores podrá editar el documento. Por otro lado, los colaboradores verán que uno de los miembros de su equipo ha desprotegido el documento.

Entonces, la próxima vez que vea el documento desprotegido, sabrá qué hacer, en lugar de hacer clic en diferentes botones y herramientas.

Bonus Zoho Writer Consejos y trucos

1. Cómo ver el historial del documento

Cuando colaboras a menudo en un solo documento, es esencial que sepas quién hizo los cambios y cuándo. Afortunadamente para nosotros, Zoho Writer viene con una ingeniosa función de Ver historial. Con él, no solo puede ver quién realizó los cambios, sino que también puede ver las últimas incorporaciones a una versión. Además, también puede comparar las diferentes versiones, si surge la necesidad.

Paso 1: haga clic en el icono Ver historial en la parte superior (indicado por el reloj de arena). Nuevamente, lo encontrará en el modo Revisión.

Paso 2: Ahora, esto mostrará las diferentes versiones en el panel derecho. Haga clic en el botón Comparar versiones en la parte superior, para comparar bien las versiones.

Para ver las últimas incorporaciones, haga clic en el botón Ver lo que ha cambiado y seleccione el momento. Se resaltarán todas las nuevas adiciones de texto, con saltos de línea.

También en

Aquí es cómo puede evitar que los rastreadores sigan su cuenta de Gmail

2. Mantenga un registro de los cambios

Aunque Writer tiene algunas capacidades de seguimiento serias, a veces, se vuelve demasiado engorroso pasar por cada una de ellas. Si usted es alguien que necesita revisar los cambios de manera súper urgente, la mejor opción es habilitar la función Rastrear cambios.

Como ya habrás adivinado, resalta todos los cambios recientes. Y depende del propietario aceptar o rechazar estos cambios.

Para habilitar Rastrear cambios, alterna el botón en la parte superior. Los miembros del equipo verán el botón verde iluminarse en la parte superior.

Verá el nombre y el momento en que se realizan los cambios. Incluso el salto de línea más pequeño se rastrea en este modo. Como propietario, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en los resaltados y aceptar / rechazar los cambios.

Una vez hecho esto, el texto tomará el color de texto predeterminado.

3. Use las notificaciones de correo electrónico incorporadas

¿Desea anunciar algunos cambios nuevos con respecto a su documento compartido? No es necesario escribir un correo electrónico por separado. En cambio, Zoho Writer le permite notificarles a través de la opción de correo electrónico desde la herramienta.

Haga clic en el pequeño icono de Carta en la parte superior. Los nombres de los colaboradores se agregarán automáticamente. Todo lo que necesitas hacer es agregar el tema y el cuerpo y presionar el botón Enviar.

También en

# herramientas en línea

Haga clic aquí para ver nuestra página de artículos de herramientas en línea

Colabora inteligentemente

Atrás quedaron los días en que debe confiar en los reenvíos de correo electrónico para colaborar en un documento. Los servicios de procesamiento de textos como Google Docs y Zoho Writer eliminan la frustración a través de sus funciones de colaboración inteligente. Le ayudan a realizar un seguimiento de los cambios y le permiten optimizar su trabajo y ahorrar tiempo en el proceso.

A continuación: Hablando de gestión del tiempo, si tienes un teléfono Android con Android Pie, sigue la publicación a continuación para convertirte en un monstruo de la productividad.