Habilitar notificaciones por correo electrónico para hojas de cálculo de Google Docs compartidas

Si aún tiene el nombre predeterminado de un documento sin título, se le solicitará que cambie el nombre antes de compartirlo.

Mire debajo de Quién tiene acceso y encontrará a cualquiera con quien comparta el documento. Como el valor predeterminado es no compartir, usted será la única persona que se incluye aquí.

Haga clic en Cambiar junto a la sección Privada. Esta ventana de configuración de uso compartido es para especificar cómo debe llevarse a cabo el uso compartido.

Público en la web: el documento se puede encontrar en los motores de búsqueda y cualquiera puede abrirlo y acceder a él en función de la regla de acceso.

Cualquier persona con el enlace: solo las personas que tienen el enlace al documento pueden acceder a él. El acceso se basa en la regla de acceso.

Privado: nadie puede ver o cambiar este documento excepto el propietario.

Digamos que elegimos la segunda opción para que Cualquiera con el enlace tenga acceso para ver el documento.

Haga clic en Guardar para volver a la ventana de configuración de uso compartido habitual. Desde aquí, puede copiar el enlace para usar para compartir o usar cualquiera de los botones para compartir en redes sociales que se encuentran debajo del enlace.

Alternativa, en lugar de usar las opciones anteriores, puede enviar un documento a alguien por correo electrónico directamente desde la ventana de configuración Compartir.

En la parte inferior, ingrese un correo electrónico en la sección Invitar personas y especifique un tipo de acceso a la derecha.

Ahora que hemos compartido un archivo, veamos cómo habilitar las notificaciones para saber cuándo un usuario realiza cambios.

Habilitar notificaciones para una hoja de cálculo de Google

Nota importante: esta función solo está disponible en las hojas de cálculo de Google Docs y no en los documentos y diapositivas.

Vaya a Herramientas -> Reglas de notificación.

Esto abrirá la ventana Establecer reglas de notificación. Es aquí donde haremos todos los cambios necesarios para las notificaciones por correo electrónico.

Seleccione cualquiera de las opciones para los eventos que deberán realizarse para una notificación. Por ejemplo, elija Cualquier cambio se realiza para enviar un correo electrónico cuando se modifica algo en la hoja de cálculo. Alternativamente, seleccione celdas individuales u otra opción de esta lista.

Finalmente, elija cuándo enviar el correo electrónico en la parte inferior. En Notificarme con, seleccione para recibir un correo electrónico de resumen que se enviará una vez al día con información sobre los cambios o elija Correo electrónico de inmediato para recibir la notificación inmediatamente después de realizar el cambio.

Nota: Las notificaciones por correo electrónico se envían solo a la dirección vinculada con la cuenta de Google Docs. No se pueden incluir direcciones adicionales en los correos electrónicos de notificación.

Haga clic en Guardar para asegurarse de que se envíen todos los cambios.

Conclusión

Compartir una hoja de cálculo con un colega es una gran idea para la colaboración. Cuando se realizan los cambios, es probable que deba volver a revisarlos y revisarlos. Configure notificaciones de correo electrónico en hojas de cálculo compartidas con facilidad usando Google Docs.