Cómo funciona la copia de seguridad y sincronización de google: una guía completa

Inicialmente, Google tenía dos aplicaciones separadas para Google Drive y Google Photos en una computadora. Todo iba bien hasta que Google decidió cambiar las cosas, para bien o para mal.

Gracias a la obsesión de Google por matar sus cosas, en 2017, Google retiró la aplicación Drive original para computadoras Windows y Mac y la reemplazó con una nueva aplicación conocida como Backup and Sync (para uso personal y Drive File Stream para empresas). La herramienta también ofrece la funcionalidad para agregar imágenes y videos a Google Photos. Como era obvio, Google también eliminó la aplicación de escritorio Google Photos.

Ahora la aplicación Backup and Sync se usa en computadoras Windows y Mac para agregar archivos a Google Drive y Photos. Entonces, ¿cómo funciona esta aplicación y qué características obtienes aquí? Vamos a explorarlo en esta guía.

Diferencia entre Google Drive y Copia de seguridad y sincronización

Google Drive es una plataforma para almacenar y sincronizar contenido en varios dispositivos. Tiene una versión web y su aplicación móvil se puede descargar en dispositivos Android e iOS.

Backup and Sync es la aplicación de Google Drive para computadoras Windows y Mac que le permite acceder a los archivos de Google Drives en su computadora y también crea una copia de seguridad de sus archivos locales seleccionados en Google Drive. También ofrece la posibilidad de agregar fotos a Google Photos.

Cómo funciona la aplicación de respaldo y sincronización

Como su nombre indica, la aplicación ofrece dos funcionalidades: copia de seguridad y sincronización. En el primer caso, la aplicación le permite crear una copia de seguridad de toda su computadora o las carpetas seleccionadas en Google Drive. También puede hacer una copia de seguridad de archivos desde una unidad USB o tarjeta SD.

El término copia de seguridad es engañoso aquí porque las carpetas también se sincronizan constantemente. Es decir, cualquier cambio que realice en los archivos sincronizados en su computadora o Google Drive también se reflejará en el otro lado.

Cuando se trata de sincronización, puede sincronizar todas sus carpetas de Google Drive o carpetas seleccionadas a su computadora. Eso le permite acceder al contenido de su Drive en su PC, incluso cuando está desconectado.

En pocas palabras, la aplicación se sincroniza desde y hacia una computadora. Ahora que sabe cómo funciona, es hora de descargar la aplicación.

Dónde descargar copia de seguridad y sincronización

Dado que la aplicación Backup and Sync funciona con Google Drive y Google Photos, se puede descargar desde cualquier sitio web.

Descarga Backup and Sync de Google Drive

Descarga Backup and Sync de Google Photos

Iniciar la aplicación de respaldo y sincronización

Una vez que instales la aplicación, querrás una interfaz similar a Drive o Photos. Sin embargo, ese no es el caso. La aplicación Copia de seguridad y sincronización carece de una interfaz particular, ya que no le permite ver archivos. Es solo un medio para seleccionar los archivos.

Cuando instale y configure la aplicación, encontrará el icono de Copia de seguridad y sincronización en la Barra de tareas. Al hacer clic en él, se abrirá la barra de monitoreo que alberga varios accesos directos y configuraciones. Eso es todo lo que obtienes con la aplicación.

Consejo: si falta el acceso directo, abra el menú Inicio y busque Copia de seguridad y sincronización.

La primera vez que los usuarios serán llevados directamente a la pantalla de Preferencias, donde obtendrá dos opciones en la barra lateral izquierda: Mi computadora portátil y Google Drive.

Para los usuarios existentes, haga clic en el icono de acceso directo Copia de seguridad y sincronización en la barra de tareas y presione el icono de tres puntos. Luego seleccione Preferencias en el menú.

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Copia de seguridad de carpetas de PC a Google Drive

Después de configurar la aplicación, lo primero que se le pedirá que haga es seleccionar las carpetas en su computadora que desea sincronizar con Google.

Las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes se seleccionarán de manera predeterminada en una computadora con Windows. Desactive las casillas si desea anular su selección. Para elegir una nueva carpeta, haga clic en Elegir carpeta y navegue a la carpeta de la que desea realizar la copia de seguridad. Puede seleccionar múltiples carpetas presentes en diferentes ubicaciones en su PC.

Nota: El almacenamiento utilizado para sincronizar estos archivos en Google Drive se contará en su cuota de almacenamiento de Google Drive.

Puede personalizar los archivos que desea cargar presionando el icono Cambiar. Incluso puede excluir ciertos formatos de archivo con la opción Avanzado.

Ver archivos de PC en Google Drive

Para facilitarle la identificación de las carpetas de la PC en comparación con las carpetas nativas de Google Drive, se almacenan en una sección separada en Google Drive. Los encontrará en la sección de Computadoras.

Puede crear una copia de seguridad de varias computadoras en la misma cuenta de Google. Cada uno se enumerará por separado en Computadoras. Haga clic en el nombre de su computadora para ver la copia de seguridad de las carpetas que eligió anteriormente.

Consejo: para cambiar el nombre de su computadora en Google Drive, abra las preferencias de Copia de seguridad y sincronización. Haga clic en Mi computadora portátil para cambiar su nombre. Se reflejará inmediatamente en Google Drive.

Acceda a los archivos de Google Drive en la computadora

Para hacerlo, abra las preferencias de Copia de seguridad y sincronización y vaya a Google Drive desde la barra lateral izquierda. Aquí marque la opción 'Sincronizar mi unidad con esta computadora'. Ahora, si desea sincronizar todo, desde su Google Drive a su computadora, seleccione 'Sincronizar todo en Mi unidad'. Alternativamente, encontrará las carpetas de Drive en la opción 'Sincronizar solo estas carpetas'. Seleccione las carpetas que desea sincronizar.

Nota: Los archivos que no forman parte de ninguna carpeta en Google Drive se sincronizarán automáticamente.

Cuando sincroniza archivos de Drive, crea una nueva carpeta en su computadora con el nombre de Google Drive donde almacena el contenido de Drive. La ubicación de la carpeta está visible en Preferencias de copia de seguridad y sincronización> Google Drive> Ubicación de la carpeta.

La carpeta Google Drive es una carpeta normal en su explorador de archivos que le permite abrir y editar archivos. También puede agregar archivos desde su disco duro a esta carpeta. Se sincronizarán con su cuenta de Google Drive automáticamente, y puede acceder a ellos en otros dispositivos compartidos.

Tenga en cuenta que el contenido sincronizado de Google Drive ocupará espacio en su computadora ya que los datos están disponibles sin conexión. Entonces, si elige todas las carpetas, asegúrese de tener suficiente espacio en su disco duro. La herramienta Copia de seguridad y sincronización muestra el almacenamiento disponible en su computadora.

Nota: No es necesario usar ambas funciones de la aplicación. Puede crear una copia de seguridad de las carpetas locales en Drive o sincronizar Drive solo con su computadora.

Sincronización de archivos

Cualquier cambio en un archivo sincronizado en PC o Google Drive se reflejará en todas las plataformas. Por ejemplo, si edita una foto sincronizada en su computadora, el cambio se reflejará inmediatamente en todos los dispositivos vinculados a Google Drive.

Supervisar actividad de sincronización

Puede ver y rastrear el estado de sincronización de varios archivos directamente desde la barra de tareas. Simplemente haga clic en el icono de la aplicación Copia de seguridad y sincronización para ver el estado. Si la aplicación no está sincronizando los archivos, intente estas soluciones.

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Eliminar archivos y carpetas

Debe tener cuidado al eliminar los archivos de las carpetas locales sincronizadas en una computadora. Por lo general, si elimina un archivo sincronizado de su computadora o de Google Drive, desaparecerá de todos los dispositivos que compartan la misma cuenta de Google.

Afortunadamente, Google ofrece dos configuraciones adicionales que evitarán que los archivos se eliminen de todas partes. Para eso, navegue a Preferencias de copia de seguridad y sincronización y luego a su computadora / laptop. Aquí encontrará la configuración Eliminar elementos. Haga clic en él para ver las otras dos opciones: No elimine elementos en todas partes y Pregúnteme antes de eliminar elementos en todas partes.

Si elige el primero, los elementos eliminados en su computadora aún estarán accesibles en el sitio web de Google Drive / aplicaciones móviles. Pero si los elimina de Drive directamente, habrá una copia disponible en nuestra computadora (siempre que no la haya eliminado), y verá un icono de cruz roja en el archivo que indica que no está sincronizado.

Consejo: Puede recuperar los archivos que elimine en Google Drive de su carpeta Papelera. Sin embargo, debe restaurarlos dentro de los 30 días de haber movido esos archivos a la Papelera.

Si elige la segunda opción, recibirá un aviso que le notificará que el elemento se eliminó junto con las opciones para restaurarlo o eliminarlo de esa plataforma. La configuración también es válida para las fotos vinculadas en Google Photos.

La configuración anterior es válida solo para la carpeta local, ya que las cosas son diferentes para los archivos de Google Drive sincronizados con su computadora. Eliminarlos de su computadora o directamente de Drive los eliminará de todas partes.

Cambiar calidad de foto y video

Si está familiarizado con Google Photos, debe conocer sus dos modos de calidad: alta calidad y calidad original. El primero ofrece almacenamiento ilimitado donde puede agregar cualquier cantidad de fotos y videos. En el modo de alta calidad, si carga una foto de alta resolución, Google comprime automáticamente su resolución a 16 megapíxeles. Del mismo modo, un video de 2K o 4K se comprime a un video de resolución de 1080p. Sin embargo, Google no mejora nada, ya que tiene la intención de ahorrar espacio.

El último modo carga fotos y videos en su respectiva calidad original, y el espacio que ocupan esos archivos se cuenta contra su cuota de Google Drive.

Dado que la aplicación Copia de seguridad y sincronización ahora es la aplicación predeterminada para cargar fotos también en Google Photos, por lo tanto, también obtiene estas dos opciones de calidad aquí. Está presente en Preferencias de copia de seguridad y sincronización> Mi computadora portátil> Tamaño de carga de fotos y videos. Los dos modos son válidos solo para imágenes / videos (y no cualquier otro tipo de archivo) cargados en la carpeta local sincronizada con Google Drive.

Nota: estos modos no se aplican a la carpeta Google Drive sincronizada con su computadora. Cualquier archivo agregado a esa carpeta de Google Drive se cargará en su calidad original y contará para la cuota de almacenamiento de Drive.

Ver fotos en Google Photos

Las fotos y videos sincronizados desde carpetas locales a Google Drive no son directamente visibles en Google Photos. Debe habilitar la configuración 'Cargar fotos y videos recién agregados a Google Photos' presente en Preferencias de copia de seguridad y sincronización> Mi computadora portátil.

Si elige agregar imágenes en la carpeta Google Drive en su computadora portátil, no aparecerán en Google Photos automáticamente. Para mostrar todas sus fotos y videos de Drive en Google Photos, debe habilitar la configuración de Google Drive en Google Photos usando su sitio web o aplicaciones móviles.

Agregue varias cuentas a la copia de seguridad y sincronización

Puede usar hasta tres cuentas de Google Drive simultáneamente en la herramienta Copia de seguridad y sincronización. Asegúrese de mantener carpetas separadas para ellos. Para agregar cuentas, haga clic en el icono Copia de seguridad y sincronización en la barra de tareas y presione el icono de tres puntos. Luego seleccione Agregar nueva cuenta en el menú.

Pausar y reanudar sincronización

En cualquier momento, si se está quedando sin datos, puede pausar el proceso de sincronización en su computadora. Para eso, haga clic en el acceso directo Copia de seguridad y sincronización seguido de presionar el icono de tres puntos. Luego seleccione Pausa y la opción será reemplazada por Reanudar. Haz clic para reanudar la sincronización.

Iconos de copia de seguridad y sincronización

Cuando desconecte o desinstale Backup and Sync de su computadora, verá un ícono de nube azul con una barra diagonal al lado de la carpeta Google Drive que indica que la carpeta no se está sincronizando con su PC.

Todos los archivos sincronizados tendrán un ícono de marca verde junto a ellos, y si elimina un archivo de la web o de las aplicaciones móviles de Google Drive, el mismo archivo tendrá un ícono de cruz roja en su computadora.

La desinstalación de la aplicación eliminará los contenidos de Google Drive

No. Si desinstala la aplicación Copia de seguridad y sincronización de su computadora o desconecta su cuenta en la aplicación, no eliminará el contenido de las carpetas locales de Google Drive. Aún podrá acceder a los archivos sincronizados existentes en Google Drive> Computadoras en la web y aplicaciones móviles. Sin embargo, los archivos nuevos de su computadora no se agregarán a Drive.

Del mismo modo, aún tendrá acceso a los archivos sincronizados existentes de Google Drive en su computadora. Cualquier cambio en ambos lados no se reflejará en otras plataformas.

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Archivos de Google vs. Archivos de Microsoft

Google ofrece alternativas de la suite Office para crear hojas de cálculo, documentos y presentaciones. Si sincroniza un archivo de Microsoft Office con Google Drive, abrirlo dentro de Google Drive abrirá solo su copia legible. Si desea realizar cambios, ese archivo se convertirá en uno compatible con la aplicación Google.

Por ejemplo, si sincroniza un documento de Microsoft Word con Drive, deberá abrirlo en Google Docs para editarlo, y eso creará una versión de Google Docs del mismo documento de Word.

Del mismo modo, los archivos de Google en su computadora son simplemente accesos directos de archivos. Al hacer clic en ellos, se abrirán los archivos en la web. Para convertirlos al tipo de archivo de MS Office, abra el documento de Google en la web y elija Archivo> Descargar como, luego seleccione el tipo de archivo de MS Office. Eso creará una segunda versión del documento que está en el formato de Microsoft Office.

¿Todo está bien?

Si bien la aplicación es increíble para agregar varios archivos a Google Drive, no me gusta cómo Google fusionó Google Photos dentro de la aplicación. No es del todo intuitivo lo que sucede con las fotos. Además, debe lidiar con dos copias de fotos, una en Drive y otra en Photos. Eliminarlo de cualquier lugar lo elimina de otro. Es solo un desastre.

Prefiero subir fotos personales a Google Photos directamente desde el navegador en lugar de usar la aplicación Copia de seguridad y sincronización. De esa forma, mis imágenes se limitan estrictamente a la aplicación Google Photos únicamente. Para las fotos donde necesito una organización adecuada, como documentos escaneados, utilizo la aplicación Copia de seguridad y sincronización.

¿Qué piensa sobre la aplicación de Copia de seguridad y sincronización? Háganos saber en los comentarios a continuación.

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