Cómo utilizar mejor la función de solicitud de archivos de Dropbox

Compartir archivos con la ayuda de servicios en la nube nunca ha sido tan fácil y recientemente, Dropbox anunció una nueva característica que lo hará aún más simple. Aunque el procedimiento general es bastante simple, primero debemos entenderlo claramente para que luego podamos explorar cómo aprovecharlo mejor.

Empezando

El proceso comienza iniciando sesión en su cuenta de Dropbox en la web. A la izquierda, ahora verá una nueva opción para las solicitudes de archivos . Al hacer clic en él, tendrá la opción de Crear solicitud de archivo .

Una vez que haga clic en eso, aparecerá un cuadro de diálogo que le pedirá que escriba el nombre del archivo que está solicitando. Dropbox sugerirá crear una nueva carpeta para colocar este archivo, aunque puede seleccionar una carpeta existente para agregar este archivo.

A continuación, Dropbox buscará la URL que se ha creado para esta solicitud específica. Puede copiar y pegar el enlace a cualquier otro IM (mensajería instantánea) o aplicación de correo, o simplemente escribir la dirección de correo electrónico de la persona que tiene dicho archivo y Dropbox les notificará.

Nota: Incluso puede integrar su propia libreta de direcciones para ingresar las identificaciones de correo electrónico aquí, lo que es más conveniente, especialmente cuando envía la misma solicitud a varias personas.

Copiar y pegar la URL es un proceso mucho más simple, pero ingresar la identificación del correo electrónico envía un correo electrónico a la persona con las opciones que se muestran a continuación.

Una vez que el usuario hace clic en la opción Cargar archivos , se abrirá la página web de Dropbox con un mensaje para que se cargue el archivo.

Ya sea que el usuario tenga o no una cuenta de Dropbox, aún podrá cargar los archivos, sin embargo, el usuario aún recibirá un mensaje para ingresar su nombre y apellido junto con su identificación de correo electrónico. Esto parece un paso innecesario, especialmente teniendo en cuenta la próxima pantalla descarada que obtendrá un usuario, que será registrarse en Dropbox si no tiene una cuenta en él.

Eso es. La persona que tuvo que cargar los archivos ahora ha hecho su trabajo y el que los solicitó recibe un correo electrónico de notificación que confirma que los archivos fueron recibidos, con un enlace directo a los archivos en cuestión.

Pero, ¿es realmente útil?

Ah, sí, esa es la verdadera pregunta aquí. Sentí que esta característica es definitivamente útil para las personas que están trabajando en cualquier proyecto de colaboración que implica delegar el trabajo a varias personas. Si no tiene toda la información para el trabajo que se le asignó, simplemente puede solicitar los archivos que considere útiles para completar la tarea asignada. Además, también ayudará a los amigos que quieran compartir imágenes / videos desde sus propios dispositivos para la fiesta a la que asistieron juntos.

Incluso los maestros pueden recopilar tareas de todos sus alumnos utilizando esta función, ya que no hay límite en cuanto a cuántas personas se envía la solicitud.

Consejo útil: si desea restaurar archivos borrados accidentalmente (o modificados) en Dropbox, entonces también lo tenemos cubierto.

Evita el desorden, organízate cuidadosamente

Puede haber un escenario en el futuro cercano cuando haya estado usando esta característica por un tiempo y haya seguido agregando nombres de carpetas a tareas más nuevas. Esto simplemente agregará más desorden a su cuenta de Dropbox, especialmente teniendo en cuenta que los archivos agregados por defecto van a la carpeta de solicitudes de archivos .

Para evitar esto, utilice las carpetas existentes que pueda tener en su cuenta de Dropbox, que ya están vinculadas a los proyectos en los que está trabajando.

Sin embargo, si desea agregar imágenes / videos de un grupo de archivos a su colección, será mejor no agregarlos a la carpeta Cargas de la cámara, ya que esto no le dará una segregación clara entre sus otras fotos y fotos para un determinado evento. Puede ordenar por fecha y hora, pero esa no es la solución óptima. Sería mejor, en tales casos, asignar una nueva carpeta e incluso agregar sus fotos / videos locales a esta colección.

También podría ser una buena idea crear una receta IFTTT útil, que lo ayudará no solo a mantenerse organizado, sino también a automatizar la mayoría de las cosas por usted.

Fin del juego

Parece que Dropbox ha agregado esta función para atraer a más usuarios, que pueden ver lo fácil que es compartir archivos a través de la nube con múltiples usuarios. Pero tampoco hay duda de que es una función útil que facilitará la vida de las personas que trabajan en proyectos de colaboración con docenas de archivos que deben compartirse.

Mientras que el correo electrónico ya no es tan efectivo, los servicios de mensajería instantánea tienen limitaciones, como la copia de seguridad de los archivos que se comparten. Además, hay otros servicios que se integran bien con Dropbox, lo que le brinda más opciones para jugar.