Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar zoho docs

Cuando se trata de elegir entre Google Docs, Zoho Docs (Writer) o MS Word Online, y la principal preocupación que viene a la mente es la disponibilidad multiplataforma. Todo lo que necesita es una conexión a Internet decente, y puede continuar su trabajo desde casi cualquier lugar. Y la función de colaboración es la guinda del pastel.

Sentirá una sensación adicional de seguridad si sabe que tiene una copia de seguridad a la que recurrir si, por circunstancias imprevistas, no puede acceder a los archivos principales. Una situación triste, pero como todos sabemos, nos sucede a los mejores.

Hoy en día, tomar una copia de seguridad en la nube de sus archivos sin conexión es casi una norma. Y no hace falta decir que la otra forma también es cierta. Después de todo, no querrás perder tus valiosos datos.

Afortunadamente, Zoho Docs le permite sincronizar sus archivos con servicios como Dropbox o le permite guardar su archivo de Writer en su cuenta de Google Drive.

Veamos cómo hacerlo funcionar.

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Sincronización con Dropbox

Zoho Docs también te permite configurar tu cuenta de Dropbox. El único inconveniente es que es una sincronización bidireccional, lo que significa que todos sus archivos en su cuenta de Dropbox se sincronizarán con Zoho y viceversa.

Para configurar su cuenta de Dropbox, siga los pasos a continuación.

Paso 1: Abra Zoho Docs y haga clic en el icono de Dropbox en la esquina superior derecha. Haz clic en Configurar tu cuenta de Dropbox.

Ahora, será redirigido a una nueva página de inicio de sesión. Todo lo que tiene que hacer es ingresar los detalles de su cuenta de Dropbox e iniciar sesión.

Paso 2: una vez que se verifique la cuenta, verá su nombre de usuario de Dropbox. Haga clic en él y será redirigido a la página de configuración de sincronización.

Se mostrarán las estructuras de carpetas de Dropbox y Zoho Docs, y todo lo que necesita hacer es seleccionar la carpeta correcta para su tarea. Una vez hecho esto, presione el botón Sincronizar carpetas y listo. La sincronización comenzará de inmediato.

Incluso puede seleccionar los tiempos de sincronización. Dependiendo de su prioridad, puede seleccionar Sincronizar continuamente. Pero, diría, opta por la opción Sincronizar una vez, ya que se ocupa de la mayoría de las cosas.

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Cosas a tener en cuenta

Zoho Docs solo permite sincronizar una carpeta de Dropbox. Por ahora, he mantenido mi carpeta de Dropbox vacía ya que no quiero estos archivos en Zoho. Además, Zoho no permite la sincronización de subcarpetas y archivos dentro de esas carpetas.

Además, si elimina un archivo en cualquiera de los servicios, deberá eliminar los archivos en el otro manualmente. Esto se debe a que Zoho Docs no tiene sincronización de eliminación de archivos, como el momento de la escritura.

Sincronización con Google Drive

Zoho Docs no te permite sincronizar carpetas o documentos con Google Drive, técnicamente hablando. En su lugar, puede guardar un archivo directamente en Google Drive. También puedes usar este proceso para guardar archivos en tu carpeta de Dropbox.

Una vez que haya completado su trabajo en el documento (y todos los comentarios abordados), haga clic en Archivo> Guardar en otras unidades y seleccione Google Drive de la lista.

Naturalmente, deberá iniciar sesión y proporcionar los permisos pertinentes. Una vez hecho esto, deberías poder ver todas tus carpetas de Google Drive ordenadas en la pequeña ventana.

Ahora, puede seleccionar o crear una nueva carpeta para guardar su archivo. Simplemente presione el botón 'Agregar a esta carpeta' y su documento se cargará de inmediato.

Lo bueno de este proceso es que puede seleccionar el formato de su archivo. Desde PDF a DOCX u ODT, puede elegir entre una lista de opciones decente. También puede agregar más de una cuenta de Google Drive. Además, si eres alguien un poco paranoico sobre los problemas de privacidad y seguridad, incluso puedes eliminar la cuenta, una vez que hayas terminado con tu trabajo.

Para ambos, haga clic en Opciones> Eliminar en la ventana Guardar en otras unidades.

Desafortunadamente, la misma característica no está habilitada para Zoho Presentation o Zoho Spreadsheet.

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¿Qué pasa con la copia de seguridad sin conexión?

Aunque Zoho Docs no proporciona una forma nativa de hacer una copia de seguridad de los archivos en su PC, hay una pequeña solución. Usando eso puedes lograr resultados casi similares. Dije similar y no exacto.

Si usted es un usuario habitual de Zoho Docs, debe saber ahora que le permite descargar archivos a su PC. Lo bueno es que Zoho Docs ofrece muchas opciones para que usted elija. Por lo tanto, si desea guardar el archivo como PDF o como archivo de texto sin formato, la elección es suya.

Para hacerlo, abra Archivo, haga clic en Descargar como y elija una de las opciones. También puede optar por proteger sus archivos con una contraseña en caso de que use una computadora compartida.

Consejo profesional: Zoho Writer ofrece un modo de escritura sin distracciones llamado Focus Typing. Para acceder a él, haga clic en Herramientas> Opciones de diseño y active el interruptor para Focus Typing.

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Bienvenido paz!

Con un toque moderno y herramientas de edición geniales, Zoho Docs es una herramienta adecuada para todas sus tareas de procesamiento de textos u necesidades de hojas de cálculo. Además, las características de colaboración ordenadas son la guinda en la parte superior. Y una vez que haya descubierto una forma adecuada de hacer una copia de seguridad de todos sus documentos importantes, diría que lo resolverá.

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