Guía para compartir archivos de Google: todas las preguntas frecuentes respondidas

Google Drive proporciona un fantástico conjunto de opciones de almacenamiento y herramientas de productividad basadas en la nube, pero lo que hace que el servicio sea aún mejor es la gran cantidad de funciones de colaboración incluidas.

Ya no tiene que trabajar solo en un documento cuando sus colegas pueden hacer ediciones y comentarios simultáneamente, sí, todo en tiempo real.

Sin embargo, las capacidades para compartir archivos de Google Drive pueden parecer abrumadoras al principio. ¡Así que tomemos un respiro profundo y profundicemos en algunas de las preguntas que pueden surgir cuando se trata con toda esta genialidad!

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P. ¿Cómo puedo compartir un archivo?

R. Google Drive facilita el intercambio de archivos privados. Simplemente haga clic derecho en un archivo y luego haga clic en Compartir para abrir la ventana emergente Compartir con otros.

En el campo Personas, ingrese las direcciones de correo electrónico de cualquier persona con quien desee compartir el archivo. Google Drive debería sugerir de inmediato cualquier contacto existente a medida que avanza, haciendo que todo el proceso sea muy sencillo.

Estás listo para comenzar a compartir ahora.

¡Oh espera! ¿Estás de acuerdo con los permisos?

P. ¿Cómo modifico los permisos?

R. Simplemente pregúntese qué es exactamente lo que quiere lograr al compartir el archivo y debe tener una idea clara de los permisos necesarios para cada colaborador.

De forma predeterminada, Google Drive otorga permisos de edición completos a todos. Sin embargo, puede cambiar esto instantáneamente haciendo clic en la flecha hacia abajo junto al campo Personas.

Seleccione Puede editar para otorgar derechos de edición completos, Puede comentar para restringir a los colaboradores a solo comentar o Puede ver para bloquear completamente el documento en el modo de solo lectura.

Nota: Ciertos formatos de archivo (video o audio, por ejemplo) no tendrán la opción Can Comment disponible para su selección, lo cual es comprensible.

P. ¿Puedo cambiar los permisos después de compartir?

R. Compartir un documento con otra persona no es definitivo. Google Drive te da el control total incluso después de que otorgas el permiso completo. Haga clic en Avanzado en el cuadro emergente Compartir con otros para ver una lista de las personas con las que ha compartido el documento.

Los permisos para cada persona se pueden modificar a través del icono de flecha hacia abajo dedicado ubicado convenientemente al lado de cada nombre. También puede eliminar completamente el acceso a una persona haciendo clic en x.

P. ¿Puedo compartir un archivo públicamente?

R. El intercambio privado está bien, pero ¿qué sucede si desea que un archivo esté disponible para casi todos? Bueno, puedes hacer eso también.

Use la opción Obtener enlace para compartir para generar un enlace público: también puede optar por compartir directamente el enlace a través de Gmail, Google Plus, Facebook o Twitter directamente desde Google Drive.

Si es necesario, puede cambiar los permisos para las personas que acceden al archivo a través del enlace.

Haga clic en Cambiar debajo de Quién tiene acceso y use el menú desplegable junto a Acceso para seleccionar entre Editar, Comentar o Ver.

Puede cambiar aún más el funcionamiento del enlace una vez que lo publique en algún lugar. Seleccione Activado - Público en la Web para que cualquiera pueda encontrar y acceder al archivo, o Activado - Cualquier persona con el enlace para restringir el acceso solo a las personas con el enlace.

Si desea deshabilitar el enlace, simplemente seleccione Desactivado - Personas específicas. Sus configuraciones de uso compartido privado deben permanecer intactas.

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P. ¿Puedo compartir una carpeta completa?

R. Por supuesto que puedes. Simplemente haga clic derecho en la carpeta que desea compartir y haga clic en la opción Compartir. Todo funciona igual que con el intercambio individual de archivos. Lo mismo ocurre con el intercambio de enlaces públicos.

Nota: en lugar de compartir una carpeta completa, también puede optar por compartir varios archivos desde dentro. Simplemente mantenga presionada la tecla Ctrl para facilitar el proceso de selección.

P. ¿Qué pasa con compartir una unidad de Google completa?

R. No, no puedes hacer eso. Es un problema común, especialmente cuando desea compartir una unidad completa con un empleador o compañero de trabajo. Desafortunadamente, Google no es tan complaciente.

Antes de seguir adelante y tomar medidas extremas, como compartir su correo electrónico y contraseña, ¡solo espere!

Hay una solución alternativa y eso implica crear una carpeta maestra, nada aterrador, solo otra carpeta. Haga clic derecho dentro de la unidad, seleccione Nueva carpeta para crear una carpeta y luego mueva todo dentro de esa carpeta.

Finalmente, solo comparta la carpeta como lo haría con cualquier otra carpeta y ¡listo! No es bonito pero hace el trabajo.

Consejo profesional: es bastante fácil mover todo incluso cuando tienes docenas de elementos dentro de la raíz del disco. Simplemente presione Ctrl + A para seleccionar todo. Ahora, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la carpeta maestra para anular la selección del resto. Finalmente, arrastre y suelte los elementos seleccionados en la carpeta maestra.

P. ¿Puedo compartir archivos con usuarios que no son de Gmail?

A. Puedes. Sin embargo, sus colaboradores deben tener una cuenta de Google antes de poder editar o comentar un documento; de lo contrario, se limitarían a solo ver cosas.

En caso de que no lo supiera, la creación de una cuenta de Google no requiere una cuenta de Gmail, casi cualquier dirección de correo electrónico funciona. ¡Eso debería hacer que convencer a las personas de crear una cuenta de Google sea mucho más fácil!

P. ¿Cómo evito las descargas de archivos?

A. Desea compartir un archivo o carpeta. También quieres evitar que la gente lo descargue. A menos que la persona tenga permisos de edición, puede evitar que eso suceda.

En la configuración avanzada de uso compartido, hay una ingeniosa opción etiquetada como Desactivar opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores. Esta opción evita que las personas descarguen, impriman o muevan archivos a Google Drives personales.

P. ¿Puedo transferir la propiedad de un archivo o carpeta?

A. ¿ Cansado de lidiar con un archivo? Simplemente transfiera la propiedad del archivo a otro colaborador y relájese. En la lista de personas que tienen acceso a un archivo, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Es propietario.

Nota: tenga cuidado, sin embargo. El nuevo propietario puede eliminar su acceso al documento si así lo desea. Ahora, eso no será bonito.

Transferir la propiedad de la carpeta es un poco complicado. Cualquier archivo dentro de la carpeta aún te pertenece. Por lo tanto, es posible que tenga que transferir manualmente la propiedad de todo lo que está dentro de la carpeta en masa después.

P. ¿Hay algún límite de almacenamiento para compartir?

R. Como propietario de un archivo o carpeta, la cantidad de datos utilizados solo cuenta para su total, y no para sus colaboradores. Sin embargo, cuando alguien agrega un nuevo elemento a una carpeta compartida, el espacio de almacenamiento cuenta para el creador original del elemento y no para usted.

Además, sus colaboradores pueden, si tienen permisos de edición, optar por copiar los archivos a su unidad. En ese caso, el almacenamiento sí cuenta para su cuota.

Si se está quedando sin espacio en su cuenta pero un colaborador tiene un mejor plan de almacenamiento, la transferencia de la propiedad de los elementos es una opción, a menos que desee actualizar su unidad.

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P. ¿Qué más debo tener en cuenta?

Hay una serie de limitaciones que realmente no deberían importar para la mayoría de los usuarios. Por ejemplo, solo un máximo de 100 personas pueden editar o comentar un documento en un momento dado, aunque un número ilimitado puede ver el archivo.

Solo un máximo de 100 personas pueden editar o comentar un documento.

Además, solo puede agregar un máximo de 200 personas mediante el uso compartido de enlaces privados. Sin embargo, es posible superar esta limitación creando un Grupo de Google.

Además, existen restricciones en los tamaños de varios tipos de archivos: un límite de 50 MB en documentos de texto, un límite de 200 MB en presentaciones, etc. Google Drive no sincronizará ningún cambio si usted o sus colaboradores exceden estos límites.

Puede encontrar una lista completa de los tipos de archivos admitidos y los límites de tamaño de archivo aquí.

Compartir archivos de forma fácil

Google Drive hace que el intercambio de archivos y la administración sean simples. Solo asegúrate de mantener los permisos del archivo bajo control para evitar que la gente se vuelva pícara y las cosas deberían estar bien. Además, verifique el almacenamiento cuando trabaje con archivos de gran tamaño para evitar que las cosas se salgan de control.

Sugerencia: use esta herramienta para verificar el almacenamiento de Google Drive en un formato fácil de digerir.

Si tiene más preguntas sobre el uso compartido de archivos con Google Drive, simplemente deje caer una línea en la sección de comentarios a continuación.

Ver siguiente: Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Google Photos y conducir desde la computadora