Explicación de los permisos de uso compartido de Google Drive: una guía detallada

Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube, es una herramienta bastante excepcional. Le permite guardar varios tipos de archivos en la nube y también compartir estos archivos y carpetas con otros. Eso significa que puedes colaborar fácilmente con otras personas usando Drive.

Sin embargo, Drive alberga varios tipos de archivos, como documentos, formularios, hojas de cálculo, etc., y la forma en que compartimos estos archivos también varía. Por ejemplo, uno le daría permisos de edición de un archivo a un amigo, pero lo pensaría dos veces antes de dárselo a una persona desconocida.

Para facilitarle un poco el proceso de compartir, aquí le presentamos una guía detallada sobre el proceso de compartir de Google Drive y sus permisos. Vamos a ver.

Tipos de uso compartido de archivos y carpetas en Google Drive

Hay tres formas de compartir archivos y carpetas en Drive.

1. Compartir con contactos

Si la persona está en sus contactos de Google, simplemente puede ingresar su nombre en la opción disponible y se le notificará por correo electrónico. El método también funciona para contactos que no son de Google si están en su lista de contactos.

2. Compartir por enlace

A veces, queremos compartir un archivo con una persona que no está en nuestra lista de contactos, como el nuevo cliente. En tales situaciones, puede generar el enlace y luego compartirlo con otros. Cualquier persona con el enlace puede tener acceso al archivo compartido.

3. Publicar archivos en Internet

Los archivos de herramientas como Google Docs, Sheets, Slides & Forms pueden integrarse en los sitios web para que cualquiera los vea. Ese es el tercer tipo de uso compartido permitido por Google Drive que lleva el nombre Público en la web.

Nota: Todos los métodos se pueden usar para compartir archivos con cuentas que no sean de Google.

Tipo de permisos

Drive ofrece tres tipos de permisos.

1. Puede editar

Este permiso se establece de manera predeterminada cuando comparte archivos con sus contactos utilizando el primer método mencionado anteriormente. Con este permiso, otras personas que tienen acceso a los archivos pueden editarlos, es decir, realizar cambios en ellos. Además, es muy importante tener en cuenta que también pueden compartir el archivo con otros.

En el caso de las carpetas, encontrará el permiso 'Puede organizar, agregar y editar'. Es decir, otros pueden realizar todas las tareas de edición y organización en los archivos presentes dentro de la carpeta, como agregar, editar, eliminar y mover archivos.

Nota: Cuando se comparte con contactos que no son de Google, el permiso predeterminado se establece en Ver solamente.

Use este permiso cuando desee colaborar con otros y cuando confíe en las personas con quienes comparte los archivos. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto universitario con tus amigos.

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2. Puede ver

Como es obvio, con este permiso, otros no tendrán los derechos para editar ningún archivo individual. Solo pueden abrir y ver los archivos dentro de la carpeta y no realizar ningún cambio en ellos. Tampoco pueden compartir los archivos con otros.

Use esto cuando solo quiera que otros vean los datos. Por ejemplo, se puede usar para compartir una carpeta con imágenes. De esa manera, otros pueden ver fácilmente las fotos sin eliminarlas ni modificarlas de ninguna manera.

Nota: Cuando comparte carpetas con los permisos de vista o edición, lo mismo se aplica a todos los archivos que contiene. Pero, si lo desea, puede cambiar los permisos para archivos individuales.

3. Puede comentar

Disponible solo para archivos, este permiso es una versión modificada del permiso Can View, ya que permite que otros agreguen comentarios y sugerencias. Sin embargo, no pueden editar el archivo ni compartirlo con otros. Puede decir que tiene más derechos que Can View pero menos que Can Edit.

Cómo compartir archivos de Google Drive en computadoras y aplicaciones móviles

Comencemos primero con el escritorio.

Computadora

Los pasos varían para los diferentes tipos de uso compartido.

Compartir con contactos

En el escritorio, abra Drive y haga clic con el botón derecho en el archivo que desea compartir. Luego seleccione Compartir en el menú.

En el cuadro emergente, escriba las iniciales del contacto con el que desea compartir el archivo. Google mostrará automáticamente los contactos similares. Seleccione el Encontrará el cuadro de permiso justo al lado del cuadro de correo electrónico. Haga clic en él para elegir el permiso requerido.

Generar enlace para compartir

Para generar un enlace para compartir, hay dos métodos.

En el primer método, haga clic en la opción Obtener enlace para compartir en el cuadro emergente anterior.

En la siguiente pantalla, verá el enlace con la capacidad de establecer permisos. Copie el enlace y péguelo donde sea necesario. Haga clic en el cuadro de permiso para cambiar el permiso.

En el segundo método, haga clic derecho en el archivo en Drive y seleccione Obtener enlace para compartir. Se abrirá una caja. Haga clic en Configuración de uso compartido para modificar los permisos.

Hacer públicos los archivos

Para incrustar archivos, siga cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente para generar un enlace que se pueda compartir. En el cuadro compartir con otros, haga clic en el cuadro de permiso y seleccione Más.

En la siguiente pantalla, elija la opción Público en la web.

Aplicaciones móviles

Aquí se explica cómo compartir archivos en Android y iPhone.

Compartir con contactos

Paso 1: abra el archivo que desea compartir y toque el icono de tres puntos en la esquina superior derecha. Seleccione Compartir y exportar en el menú.

Paso 2: toca Compartir y escribe el nombre del contacto. Luego presiona el botón enviar en la parte superior.

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Obtener enlace para compartir

Para generar un enlace para compartir, siga el paso 1 y luego seleccione Compartir enlace en el menú. El enlace se copiará en el portapapeles. Una vez que tenga el enlace, péguelo donde sea necesario, como WhatsApp. Para copiar el enlace en el futuro, siga el paso 1 y seleccione Copiar enlace del menú.

Alternativamente, toque el icono de tres puntos presente debajo del nombre del archivo en la pantalla de inicio de la aplicación y seleccione la opción requerida.

Cambiar y revocar permisos de uso compartido

Una vez que ha compartido los archivos o carpetas con otras personas, no significa que no pueda cambiar su permiso.

Aquí te explicamos cómo hacerlo.

Computadora

Paso 1: haz clic derecho en el archivo o carpeta compartida y selecciona Compartir en el menú.

Paso 2: para desactivar el uso compartido de enlaces o cambiar el permiso, haga clic en el cuadro 'Cualquiera con el enlace'. Ahora, cambie el permiso o desactive el uso compartido de enlaces.

Paso 3: para revocar el permiso de una persona, haga clic en Avanzado en el cuadro emergente anterior.

Paso 4: use las opciones disponibles para revocar o cambiar el permiso.

Aplicaciones móviles

Paso 1: abre el archivo compartido y toca el ícono de tres puntos en la parte superior. Seleccione Compartir y exportar en el menú.

Paso 2: si desea desactivar el uso compartido de enlaces, toque la palanca al lado de Compartir enlaces. Para ver quién tiene acceso a los archivos y cambiar el permiso, toque Compartir.

Paso 3: toca los íconos disponibles en 'Quién tiene acceso' en la parte inferior.

¿Compartir un archivo o carpeta otorga acceso a todos los demás archivos y carpetas?

No. Otros solo pueden acceder al archivo o carpeta que comparte. En el caso de una carpeta, todos los archivos dentro de ella también se compartirán.

Identificar archivos compartidos

Si bien no hay una pantalla dedicada para ver todos los archivos que ha compartido con otros, puede identificar dichos archivos mediante el icono compartido visible junto a ellos.

Encuentra archivos compartidos conmigo

Afortunadamente, obtienes un lugar dedicado para ver todos los archivos compartidos contigo. En el escritorio, haga clic en la opción Compartido conmigo en el lado izquierdo.

En aplicaciones móviles, toque el icono Compartir en la parte inferior.

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El permiso correcto

Al combinar diferentes configuraciones y permisos para compartir, puede utilizar Google Drive de múltiples maneras. Sin embargo, tenga cuidado al otorgar permisos y compartir derechos, ya que cualquiera puede hacer un mal uso de los datos. Para reiterar, cualquier persona con permiso de edición puede compartir los archivos con otros. Limítelo solo a personas de confianza.

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