Documentos de Google Obtiene Carpetas Compartidas

Documentos de Google recibió una revisión esta semana que facilita a los usuarios compartir elementos, cargar documentos y mantenerse organizados. Los nuevos ajustes también trajeron un ligero cambio a la página principal de Google Docs con un aspecto más uniforme y simple.

Carpetas compartidas

Una de las mejores características de Google Docs es su capacidad para compartir y colaborar en documentos con otros usuarios. En el pasado, si tenía varios documentos que necesitaba compartir con un grupo de trabajo, Google Docs le pedía que enviara varios avisos de uso compartido para cada documento.

La nueva función de carpetas compartidas resuelve este problema, al permitirle configurar el uso compartido. permisos para una carpeta. Simplemente arrastre y suelte los archivos que necesita para compartir en una carpeta, luego haga clic en "compartir esta carpeta" e invite a los miembros de su grupo de trabajo. Las personas de su grupo de trabajo recibirán un correo electrónico para notificarles que ha compartido esta carpeta. Una vez que han iniciado sesión en Google Docs, los miembros de su grupo de trabajo pueden ver los archivos que ha agregado a la carpeta y también soltar archivos en su carpeta para compartirlos con el mismo grupo.

La nueva función es útil, pero hay algunas peculiaridades que debes tener en cuenta. Aunque un documento se encuentre en una carpeta compartida, los permisos de acceso para ese documento se adjuntan a la carpeta, no al archivo. Por lo tanto, si extrae un documento que posee (es decir, lo creó) de la carpeta compartida, su grupo de trabajo ya no podrá acceder al documento.

Gestionar su flujo de trabajo

Detrás de la demanda popular están los "Elementos" Filtro No En Carpetas "que le permite ver cualquier documento que tenga y que no esté organizado en carpetas. Google devolvió la función porque algunas personas la usaban como una herramienta de flujo de trabajo.

Una forma de aprovechar este filtro es utilizarlo como una herramienta para rastrear documentos en etapa de borrador. Luego puede mover un documento a una carpeta una vez que esté listo para el horario de máxima audiencia.

Hay un detalle que debe tener en cuenta al usar esta función: Digamos que John comparte un informe directamente con Mary, pero John no tiene ese informar en una carpeta. Si Mary lo coloca en una de sus carpetas, John verá que el informe tiene una etiqueta de carpeta, pero seguirá apareciendo cuando John filtre sus documentos por "Elementos que no están en las carpetas". De esa manera, las acciones de Mary no interrumpen el flujo de trabajo de John. Se puede acceder al filtro "Artículos que no están en las carpetas" en el menú "Más búsquedas" en el panel de navegación de la izquierda.

Google Docs también le permitirá cargar varios archivos a la vez. Simplemente seleccione todos los archivos que desee con las teclas "shift" o "ctrl" ("comando" en Mac) y luego comience a cargarlos.

El nuevo diseño de Google Docs.

Diseño anterior de Google Docs.

También notará que Google Docs tiene un aspecto ligeramente diferente. El nuevo diseño es un poco más cuadrado, y los íconos visuales (como destacar, compartir, cargar y eliminar) se han eliminado en favor de un aspecto de solo texto.

Compartir alternativa

Si Google Docs no es para ti, Microsoft también tiene dos opciones para compartir documentos. Live Mesh, lanzado el año pasado, le permite crear una red de dispositivos y sincronizar carpetas entre ellos. Live Mesh también le ofrece su propio escritorio en línea, llamado Live Desktop, donde puede compartir carpetas con personas fuera de su red o Mesh. Para usar Live Mesh, debe descargar un programa pequeño, pero las personas con las que comparte elementos solo necesitan registrarse en Live Desktop. Live Mesh funciona en sistemas de PC y Mac.

Otra alternativa de Microsoft es su espacio de almacenamiento en línea llamado Skydrive. Sin embargo, los permisos de uso compartido de Skydrive son un poco complicados, por lo que te recomiendo ir con Live Desktop y Live Mesh si eres un usuario de Windows Live.