Haga que su empresa comience con Evernote for Business

Si su personal simplemente necesita una aplicación para tomar notas, Evernote es una opción obvia: es el gorila de las 800 libras, que ha crecido en cinco años a 50 millones de usuarios. Pero el programa también ofrece una variedad ecléctica de características de productividad, y es aquí donde su utilidad en los entornos de negocios es mucho menos obvia.

Sí, Evernote se ejecuta en casi todas las plataformas y puede capturar cualquier información que recopile en la naturaleza, incluyendo notas, imágenes, videos, enlaces, grabaciones de voz e incluso garabatos escritos a mano. La aplicación está llena de posibilidades, sin embargo, el CEO de Evernote admite que su utilidad no es evidente de inmediato. Pero pruébalo durante al menos unas pocas semanas, dice Phil Libin, y apreciarás cómo Evernote proporciona acceso directo a todo lo que puedas marcar mental y físicamente durante un día de trabajo.

Incluso podrías considerarlo como "segundo" cerebro, "apareciendo datos que no sabías que podrías vivir sin ellos.

¿Por qué Evernote?

El acceso a cualquier lugar es un gran punto de venta.

Evernote puede archivar la sabiduría de la organización. Piensa en las notas que garabateaste en una tarjeta de visita hace dos años. O las instrucciones de su gerente que (afortunadamente) grabó la semana pasada. O el artículo oscuro que recortó sobre un competidor clave. Ahora, ¿qué pasaría si el resto de sus colegas pudiera acceder a ese tipo de datos de Evernote desde cualquier dispositivo, y qué pasaría si pudiera acceder a sus datos también? Con Evernote, ese archivo de datos no acumula polvo. En cambio, crece y se adapta junto con su negocio.

La versión básica de Evernote es gratuita en el escritorio, en el navegador y en todos los SO móviles principales. Tal vez sus empleados ya lo están usando. Este artículo lo ayudará a avanzar hacia el negocio de Evernote pagado, que se lanzó el pasado mes de diciembre. El servicio comercial le permite a su empresa administrar de forma centralizada las cuentas de Evernote de sus empleados por $ 10 por usuario por mes o $ 120 por año. Anteriormente, solo podía elegir entre las versiones personales de Evernote y Evernote Premium ($ 45 por año), que ofrecen más almacenamiento, cuadernos sin conexión y la opción de permitir que otras personas editen sus cuadernos.

El principal competidor de Evernote, Microsoft OneNote, es incluido con las últimas versiones de Office, pero una licencia de escritorio autónoma cuesta $ 70 y no hay ninguna versión de Mac disponible. Las versiones gratuitas de OneNote para iPhone e iPad de Microsoft están limitadas a 500 notas cada una, en contraste con 100.000 en Evernote.

Una reciente falla de seguridad provocó que Evernote aumentara sus medidas de seguridad con autenticación de dos factores, buenas noticias para proteger sus datos.

Configure sus usuarios

Estado de administración

Visite la página de Evernote Business e ingrese su dirección de correo electrónico de trabajo en el cuadro Comenzar para crear una nueva cuenta de administración de empresa. Puede usar su cuenta de Evernote existente si ya es un usuario, o puede crear una nueva. Una vez que ingrese cierta información básica, elija su plan de pago.

Para una empresa muy pequeña, agregar usuarios es tan simple como ingresar direcciones de correo electrónico y hacer clic en Invitar a usuarios. La opción está disponible desde la página de inicio de la Consola de administración empresarial o desde la subsección Agregar usuarios. Si desea que todos en su empresa se registren para Evernote, pero no desea ingresar todas esas direcciones de correo electrónico una por una, permita que una persona cuya dirección de correo electrónico comparta su nombre de dominio cree una cuenta para sí mismo. Si su personal ya tiene cuentas de Evernote bajo esas direcciones de correo electrónico, se actualizarán a Evernote Business.

Si se encuentra en una empresa grande y desea evitar agregar miles de empleados manualmente y tener que recordar eliminar sus cuentas cuando luego abandonan la empresa, querrá la integración con su Active Directory, LDAP u otro sistema de inicio de sesión corporativo. Evernote no ofrece esta característica, pero puede recurrir a opciones de terceros como OneLogin.

Si eres un novato de Evernote, tus cuadernos comenzarán como una hoja en blanco.

Una vez que hayas ingresado usuarios en el sistema, el panel Administrar usuarios te permite eliminar a cualquiera que se vaya de la empresa. La Consola de administración le permite ver los detalles y el historial de facturación, así como también administrar los portátiles y las etiquetas. Todas estas pantallas son ridículamente simples de usar. Por ejemplo, puede buscar fácilmente en las cuentas de sus usuarios y extraer cualquiera de sus cuadernos relacionados con el trabajo en la Business Library de toda la empresa. (Más sobre cómo Evernote organiza su información.) Si sus usuarios han marcado sus cuadernos como personales, no podrá verlos. También puede exportar o eliminar cuadernos desde esta cuenta central.

Configurar datos comerciales

La sabiduría colectiva de los empleados almacenará su Biblioteca comercial.

Evernote organiza la información en notas: fragmentos individuales de datos guardados en la Web o el mundo en general, una pieza a la vez. Debido a que Evernote almacena rich media, una "nota" puede ser una foto del teléfono inteligente de un ticket de estacionamiento, el texto de un memo, una lista de compras, una grabación de audio o una página web. La lista continúa.

Puede agregar notas a los cuadernos, que luego puede agregar a las pilas de cuadernos. Detrás de todo esto están las etiquetas: palabras clave que adjunta a las notas para ayudar a los usuarios a buscarlas más adelante. Todo aparece en su Business Library, un repositorio común para la empresa.

Su espacio de trabajo de Evernote muestra tres tipos de cuadernos: sus cuadernos personales, sus cuadernos comerciales y cuadernos en la Biblioteca comercial de la empresa. Sus cuadernos personales son privados, pero puede compartirlos, si lo desea, con cualquier persona dentro o fuera de la empresa.

El administrador de Evernote de su empresa puede acceder a sus cuadernos de negocios, pero no a otros empleados, a menos que los comparta con esos individuos o agréguelos a la Biblioteca comercial. Las notebooks de Business Library son accesibles para cualquier persona de la empresa.

Las computadoras portátiles organizan notas.

Para compartir una computadora portátil en un navegador web, haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha del nombre de la misma. En la versión de escritorio, haga clic con el botón derecho en el nombre del portátil.

No puede mover un cuaderno de la sección personal a la sección de negocios, pero puede mover notas individuales en la versión de escritorio de Evernote: simplemente haga clic derecho en la nota nombre, haga clic en Mover nota y seleccione el nombre del portátil de destino.

Para mover todo el bloc de notas a la categoría comercial, primero cree nuevos cuadernos en blanco en la sección comercial y luego mueva o copie el notas. Puede agrupar notas en cuadernos y recopilar cuadernos en pilas: simplemente arrastre un cuaderno sobre otro en el navegador o en el cliente de escritorio para crear una pila.

Si necesita aún más niveles de organización, busque etiquetas, que puedes anidar indefinidamente Las pilas y las jerarquías de etiquetas que configura, incluso en los portátiles de su empresa, son solo suyas. Recuerde que los stacks son solo para organización visual, no anidados como un sistema de archivos.

Haga la lista de etiquetas todo el tiempo que desee.

Si no puede molestarse en hacer todo este archivo manual de sus notas, solo aproveche las potentes funciones de búsqueda de Evernote para encontrar la información que necesita en su propio espacio de trabajo o en la biblioteca de la empresa. La función de búsqueda incluso se extiende al reconocimiento de caracteres en las notas escritas a mano.

Empoderar a su empresa

Ha configurado su cuenta comercial y ha compartido algunos documentos con sus colegas. ¿Ahora qué?

Para jugar con Evernote Business y aprender qué tan poderoso puede ser, úselo en su próxima reunión. En la sección Cuadernos comerciales de su cuenta, cree una nueva libreta para la reunión y compártala con sus colegas. Luego, acceda a él a través de su computadora portátil, tableta o teléfono inteligente en la reunión.

Evernote guarda las notas automáticamente cuando usa un navegador o un cliente móvil, para que sus colegas puedan ver inmediatamente lo que ha agregado. En los clientes de PC y Mac, Evernote guarda las notas de acuerdo con un programa que especifique, como por ejemplo, cada 15 minutos o una vez al día. También puede sincronizar notas manualmente en cualquier momento.

Cualquiera puede contribuir con notas en el bloc de notas compartido, y pueden continuar colaborando una vez finalizada la reunión. Pero no se detenga en compartir notas escritas: comparta archivos adjuntos de documentos o páginas web también. Si sus colegas trajeron sus propias tabletas o computadoras portátiles a la reunión, no hay necesidad de imprimir documentos para cada participante.

Puede hacer que sus contactos sean de su interés compartiéndolos con la empresa.

Durante la reunión, puede tomar fotos de las tarjetas de visita y agregarlas como notas al cuaderno compartido para obtener un registro sencillo de quiénes asistieron. Las tarjetas de visita son totalmente buscables, ya que Evernote tiene incorporado el reconocimiento óptico de caracteres.

Si su dispositivo tiene entrada de audio, grabe parte de la reunión. El reconocimiento de voz incorporado está disponible en dispositivos iOS y Android, si desea que la grabación se transcriba automáticamente.

Si su grupo usa una pizarra para intercambiar ideas durante la reunión, tome una foto para guardarla para más adelante. Dado que Evernote puede leer la escritura a mano, también podrá buscar en las notas de la pizarra.

Y hablando de escritura a mano, si prefiere escribir en lugar de escribir, tome notas manuscritas directamente en su dispositivo móvil o con su pluma Livescribe. o escribe en un bloc de notas y luego toma fotos de las páginas.

Aprovecha los poderes de reconocimiento de voz y reconocimiento de caracteres de Evernote.

¿El evento al que asiste tiene un feed de Twitter? Guarde todos los tweets asociados en una nota de Evernote configurando un proceso IFTTT. IFTTT (If This, Then That) es una herramienta gratuita de terceros que le permite crear procesos automatizados simples. Además de monitorear los feeds de Twitter, IFTTT puede utilizar las alertas de búsqueda de Google News y Google, así como también los feeds RSS de cualquier blog o publicación en línea. Sus notas serán fáciles de encontrar más adelante en Evernote, organizadas con las otras notas de la reunión y, al igual que las notas de la pizarra, se podrán buscar por completo. Cuando usted y sus colegas vuelvan a la oficina, todos podrán acceder a los mismos registros del evento y continuar colaborando.

Esto es solo el comienzo de las formas creativas en que su empresa puede colaborar y trabajar de manera más eficiente con Evernote..