Obtenga más de Outlook con PC sin complicaciones

Buscar correo electrónico de Outlook con Xobni

Para bien o para mal, soy un usuario de Outlook. Lo digo porque me gusta tener todo mi correo, contactos, citas, memos y cosas por el estilo bajo un mismo techo de software, pero creo que el Outlook mismo está hinchado, sobreexcitado, como un cerdo de un programa. Afortunadamente, he encontrado una herramienta que hace que sea mucho más fácil vivir con ella: Xobni.

Xobni hace solo algunas cosas, pero las hace bien. Primero, indexa todo mi correo electrónico para permitir una búsqueda rápida y dinámica (los resultados aparecen a medida que escribo). Mejor aún, si hago clic en un mensaje en mi bandeja de entrada, Xobni me muestra un perfil completo del remitente: información de contacto (incluidos los números telefónicos extraídos del correo electrónico), una lista de las "conversaciones" de correo electrónico que hemos tenido, una lista de archivos que hemos intercambiado y, opcionalmente, sus detalles en sitios de redes sociales como Facebook y LinkedIn.

Incluso puede consultar las estadísticas de cada remitente, como la cantidad de mensajes enviados y recibidos y un gráfico de barras que muestra los mensajes enviados por hora. No creo que esta información sea particularmente útil, pero es algo interesante.

Es la búsqueda rápida y fácil lo que hace que Xobni sea una herramienta imprescindible, especialmente para los usuarios de Outlook 2003 (Outlook 2007 tiene capacidades de búsqueda de correo decentes, pero ninguno de los otros servicios de Xobni). Increíblemente, Xobni es gratis, al menos mientras está en beta (lo que ha sido durante bastante tiempo). No se lo digas a la compañía, pero con mucho gusto pagaría unos pocos dólares por ello.

Enviar archivos grandes directamente desde Outlook

Apesta archivos grandes. Me refiero a que absorben el ancho de banda, obstruyendo tanto su bandeja de salida como la bandeja de entrada del destinatario (y que ayude al pobre usuario de discado que se atasca descargando un archivo adjunto de 5MB no deseado). Además, debido a que muchos servidores de correo electrónico se resisten a enviar y / o recibir archivos de gran tamaño, su gran cantidad de fotos, videos de vacaciones de verano, presentaciones de PowerPoint desastrosas o lo que sea que se detenga en sus pistas de salida.

parcial a servicios como YouSendIt, que le permite enviar archivos grandes sin todas las molestias. Para usar el servicio, diríjase al sitio, ingrese los nombres y las direcciones de correo electrónico de sus destinatarios, y luego elija el archivo que desea enviar. Después de que se cargue, los destinatarios reciben un correo electrónico que contiene un enlace que descarga el archivo.

Por supuesto, eso son muchos más pasos que simplemente adjuntar un archivo a un correo electrónico, que es por lo que ahora estoy usando El complemento de Outlook de YouSendIt. Este programa gratuito me permite aprovechar el servicio sin utilizar el sitio web o incluso salir de Outlook: puedo "Adjuntar por YouSendIt" cualquier archivo que normalmente adjuntaría a un correo electrónico, o hacer que el complemento se active automáticamente para archivos más grandes que un archivo. tamaño designado (digamos, 5MB).

También hay un nuevo complemento para Microsoft Office que funciona de la misma manera, pero opera dentro de los límites de Word, Excel y PowerPoint. Cosas aseadas.

YouSendIt no es el único juego de la ciudad: hay muchos servicios que coinciden, o incluso superan, sus capacidades. (Me viene a la mente Drop.io). Pero siempre he tenido buena suerte con YouSendIt, y los complementos son la guinda del pastel. Tienes que registrarte para usarlos, pero a cambio obtienes una cuenta gratuita de YouSendIt Lite que te permite enviar archivos de hasta 100MB.

Evita escribir el mismo texto una y otra vez

Cansado de escribir lo mismo palabras, firmas, frases e incluso párrafos una y otra vez? Lo que necesita es un programa que REPLACEe texto automáticamente cuando escriba una abreviatura o presione una tecla rápida.

PhraseExpress es uno de esos programas, y es mi favorito por varias razones. Para empezar, expande las abreviaturas escritas en frases completas. Podría escribir, decir "fwiw", y PhraseExpress REPLACEaría instantáneamente "por lo que vale". O "sig" para REPLACEar una firma personalizada (completa con imágenes y / o código HTML) al final de los correos electrónicos.

Esta capacidad funciona en cualquier programa (procesador de textos, cliente de correo electrónico, herramienta de blog, etc.) y PhraseExpress incluso puede escanear sus documentos y correos electrónicos para encontrar texto usado frecuentemente para agregar a su lista de autocompletado. (También puede importar entradas de Autocorrección de Word.) Por supuesto, también puede definir sus propias entradas.

El programa también incluye una función de revisión ortográfica global y una herramienta de historial del portapapeles, que almacena todas las entradas recientes del portapapeles, no solo la más reciente.

No hace falta decir que es una aplicación arrolladora, que rápidamente se volverá imprescindible. ¿Por qué es mi favorito? Es gratis.

Rick Broida escribe el blog PC's Hassle-Free para PC. Regístrese para recibir el boletín informativo de Rick por correo electrónico cada semana.