Obtenga herramientas de seguimiento de gastos de grandes empresas para su pequeña oficina

ExpenseWatch ayuda a las pequeñas y medianas empresas a rastrear y aprobar los costos de la compañía a través de una aplicación basada en navegador. Si utiliza un sistema en papel o de otro tipo para administrar las solicitudes de compra y las facturas, el servicio podría ahorrarle costos laborales al automatizar estos procesos. También podría ahorrarle dinero con sus herramientas de auditoría, brindando nuevas perspectivas sobre dónde puede recortar los presupuestos. Estas herramientas son estándar en grandes compañías, pero ExpenseWatch podría poner a su equipo más pequeño en pie de igualdad.

ExpenseWatch está dividido en licencias de usuario mensuales para cada una de sus tres herramientas: viajes y entretenimiento, compras y administración de facturas. Básicamente, necesitará una licencia para cada usuario concurrente, como la cantidad de personas que viajan normalmente de una vez por el primero o uno por cada gerente de departamento para comprar. Cada licencia de viaje y entretenimiento cuesta $ 16, mientras que los otros dos tipos cuestan $ 31 cada uno. (También se encuentra disponible una versión de prueba gratuita).

La herramienta de viajes y entretenimiento permite a los empleados que se encuentran en el camino directamente ingresar los costos a medida que ocurren. Podrá configurar parámetros automáticos para su aprobación, como una cena con clientes que cuesta hasta $ 35 por persona, o aceptar transacciones manualmente. Luego estos artículos pueden enrutarse automáticamente a su departamento de contabilidad para el reembolso y otros libros. Y las funciones de auditoría, como comparar los ingresos de los clientes de un vendedor con sus costos estimulantes, pueden ayudarlo a tener una perspectiva más amplia de cómo gasta.

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La herramienta de compra los empleados solicitan suministros de oficina o artículos más grandes, manteniendo el mismo recorrido de aprobación automática o manual. Puede realizar compras en varios sitios web, incluidos Dell, CDW y Office Depot, ingresando automáticamente esas transacciones en su sistema. O puede ingresar detalles de compra manualmente. Los informes detallan cuánto gasta en sus proveedores más importantes; puede usar esa información para negociar descuentos u otras ventajas.

La herramienta de administración de facturas rastrea el presupuesto y el pago del trabajo por contrato y otras facturas. Al igual que las otras dos herramientas, establece un flujo de trabajo y un proceso de aprobación. Documenta quién aprobó un contrato y una factura, y de qué presupuesto proviene. Las facturas que se hicieron con la herramienta de compras incluyen automáticamente esa historia, pero también se pueden agregar facturas no relacionadas. Y muchos parámetros, como los límites del presupuesto, pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de estos costos.

Si su empresa está creciendo y gastando más, estas herramientas de gastos y auditoría pueden ser especialmente útiles. Tal vez haya agregado nuevos empleados que necesitan hacer compras o tener presupuestos más grandes; se asegurará de que el negocio no se convierta en un desperdicio. O si enfrenta tiempos menores, puede usar las herramientas para agilizar su proceso de aprobación y señalar los lugares para recortar. En cualquier situación, o en una combinación de ambas, ExpenseWatch podría ser justo lo que necesita para mantener un negocio próspero.

Zack Stern es un escritor y editor independiente con sede en San Francisco.