Expensify vs. shoeboxed: qué administrador de gastos es el adecuado para usted

Si usted es un individuo, parte de una organización o propietario de una tienda, está incurriendo en gastos y debe ser responsable de ellos. Es tan fácil olvidar una entrada y tan difícil recordar dónde desapareció su cheque de pago.

Esto parece ser un problema universal y casi todos los que conozco están buscando un sistema para registrar los gastos. Si bien es necesario registrar todos los gastos en los que incurrimos, también es necesario que el proceso sea fácil y rápido. Cuanto más engorroso sea registrar los gastos, mayores serán las posibilidades de que evite hacerlo.

Es por eso que vamos a echar un vistazo a dos de las aplicaciones de seguimiento y administración de gastos más populares disponibles en el mercado. Nuestra misión, si decidimos aceptarlo, será llegar a una conclusión al final de esta publicación. Con suerte, con un ganador.

Los contendientes son Expensify y Shoeboxed. Veamos qué administrador de gastos es el adecuado para usted.

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1. Compatibilidad multiplataforma

Esta es una de las primeras cosas que reviso cada vez que busco una nueva herramienta o una aplicación. Diferentes personas tienen diferentes necesidades. Algunos aman Android mientras que otros juran por iOS. Hay usuarios de Windows y luego hay personas a las que les gusta acceder a cosas en un navegador. Esta situación es especialmente cierta cuando trabajas como parte de un equipo.

Tanto Shoeboxed como Expensify están disponibles en plataformas Android y iOS. También puede usarlos en cualquier navegador de su elección sin ningún problema. Esto lo ayudará a mantener sus recibos sincronizados en todo momento.

2. Resumen de precios

Otro factor importante a considerar, especialmente si está buscando una solución escalable, es el precio. Con cientos y miles de empleados, la cantidad de entradas y gastos pueden pasar rápidamente por las nubes.

Shoeboxed ofrece tres planes principales. Hay un plan independiente (usuario único) que comienza en $ 15 / mes que permite escanear y almacenar hasta 50 documentos / mes. Si eres una pequeña empresa o una startup joven, elige el plan Classic a $ 39 para dos usuarios, donde obtienes hasta 150 documentos / mes.

Finalmente, hay un plan de negocios por $ 69 / mes donde obtienes 500 documentos / mes con 3 usuarios. También hay un plan de equipo que comienza en $ 9.95 / usuario.

Por otro lado, Expensify adopta un enfoque más simple que limita la cantidad de planes disponibles. El plan individual comienza en $ 4.99 / mes sin límite de recibos que se pueden escanear. Para los equipos, tienen un plan de $ 10 / usuario y luego hay un plan corporativo que comienza en $ 18 / usuario. También hay una solución empresarial para la que deberá enviar un correo electrónico o hablar con un representante del cliente.

Expensify tiene una versión gratuita con 10 escaneos / mes, mientras que Shoeboxed ofrece 5 documentos / mes con la cuenta gratuita. No está mal para probar el servicio.

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3. Experiencia del usuario

Como la mayoría de nosotros usaremos teléfonos inteligentes para escanear recibos de gastos, ahí es donde comencé. La aplicación Shoeboxed no es muy fácil de usar. La interfaz era un poco complicada y sin características y guías. Expensify, por otro lado, tiene una interfaz limpia e intuitiva con un enfoque en la simplicidad y la velocidad.

Si bien no experimenté retrasos en ninguna de las aplicaciones, estaba más feliz de perder el tiempo con Expensify que en Shoeboxed. Las opciones estaban limitadas en este último sin forma de administrar o cambiar monedas.

Algunas personas necesitan viajar al extranjero de vez en cuando para asistir a reuniones y lo que no. Con la ubicación habilitada, Expensify identificará y cambiará las monedas sobre la marcha.

4. Características

La funcionalidad básica sigue siendo la misma. Escanea un recibo de gastos y la aplicación recopilará todos los detalles importantes como el precio, los artículos y la cantidad para crear una versión digitalizada del recibo que se sincronizará con su cuenta en la nube.

Si bien ambas aplicaciones tenían opciones para organizar los recibos por viajes, Expensify tenía una pestaña de informes que será muy útil. ¿Cómo? Recoja todos los recibos mientras está en un viaje de negocios, cree un informe y envíelo para su aprobación. Cuando se liquide (depósito directo o PayPal) y se le pague, se le notificará. Eso es poderoso y fácil al mismo tiempo.

Expensify me permitió crear categorías para clasificar aún más mis gastos como comida, transporte y alojamiento. Usualmente usamos nuestras tarjetas de crédito para realizar pagos porque no tienen efectivo, son rápidas y convenientes. Expensify también me permitió importar directamente el extracto de mi tarjeta de crédito.

Shoeboxed le permitirá realizar un seguimiento del kilometraje, pero Expensify también le permitirá realizar un seguimiento del tiempo, lo que puede ser útil si intercambia horas por dólares. Además, Expensify viene con una funcionalidad de viáticos en la que una persona recibe un subsidio diario y puede usar la aplicación para realizar un seguimiento diario.

Shoeboxed tiene una característica que le falta a Expensify. Si tiene muchos recibos y no tiene tiempo para escanear, envíelos todos en un sobre a Shoeboxed y ellos los escanearán y cargarán en su cuenta. Esto lo ayudará a eliminar los atrasos y lo pondrá al día.

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5. Integración de terceros

Tanto Shoeboxed como Expensify se integran con un número de aplicaciones y softwares de terceros, pero Expensify lidera la carrera aquí. Ambos se integran con softwares de contabilidad como Quickbooks, Intuit y Xero, pero Expensify también se conecta con Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber y varios otros servicios populares.

Expensify vs. Shoeboxed: Veredicto

En este momento, parece que Shoeboxed está muy rezagado cuando se trata de la mejor aplicación de administración de gastos. Encontré que Expensify no solo es bueno para autónomos sino también para startups, empresas y corporaciones que buscan una solución empresarial escalable.

Sin límite en la cantidad de recibos que se pueden escanear, soporte fuera de línea, más integración de terceros y mejor experiencia de usuario, Expensify ha ganado esta batalla. Pero hay otros contendientes en la industria que cubriré en una guía posterior.

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