La guía completa para archivar correos electrónicos en Outlook 2010

La mayoría de nosotros que usamos servicios populares de correo electrónico basados ​​en la web como Gmail y Outlook.com probablemente nunca nos preocupemos por el archivo, considerando que tenemos GB de almacenamiento en la nube a nuestra disposición. Sin embargo, si está trabajando en una organización o tiene una cuenta de correo electrónico educativa donde solo tiene un espacio limitado en el servidor para almacenar correos electrónicos, es necesario archivarlos de vez en cuando.

Por lo tanto, hoy le diremos todo lo que necesita saber sobre el archivo de correos electrónicos en el cliente de correo electrónico Outlook 2010, que también se puede implementar fácilmente en sus otras versiones.

Entonces, comencemos con la creación de un archivo de correo electrónico en Outlook 2010.

Crear un archivo de almacenamiento

Lo primero que debe hacer es crear un nuevo archivo que almacenará todos los correos electrónicos localmente en su computadora. Para crearlo, haga clic en el menú Archivo en Outlook 2010 y seleccione la opción Herramientas de limpieza. No se preocupe, no eliminaremos ninguno de sus correos electrónicos.

En las herramientas de limpieza, verá una opción llamada Archivo. Haga clic en él para abrir la ventana de creación de archivo. En la ventana, seleccione las carpetas que desea archivar. También puede seleccionar toda la bandeja de entrada si lo desea. Para incluir correos electrónicos antiguos justo en el momento de crear el archivo, seleccione el intervalo de fechas correspondiente.

Finalmente, proporcione la ubicación en la que desea archivar los archivos y haga clic en el botón Aceptar. También puede seleccionar su unidad compartida si está asignada en su computadora. Outlook creará un archivo PST para guardar todos los correos electrónicos como archivo en su sistema.

Una vez que se crea el archivo, verá una sección de Archivo debajo de las carpetas del buzón en el panel izquierdo. El archivado inicial puede llevar algún tiempo dependiendo de la cantidad de correos electrónicos que haya incluido en el archivo.

Los correos electrónicos archivados tendrán la misma estructura que su buzón en línea, con todas las carpetas y subcarpetas. Si ha seleccionado solo carpetas específicas para archivar, incluirá automáticamente todas las subcarpetas.

Mover correos electrónicos al archivo

Puede mover un correo electrónico al archivo simplemente colocándolo en la sección de archivo en la barra del lado izquierdo. Para mover correos electrónicos en masa, seleccione los que desea mover y haga clic derecho en ellos para abrir el menú contextual. Aquí, seleccione las carpetas de archivo en la sección de carpetas y haga clic en Aceptar para mover los correos electrónicos.

También puede crear configuraciones de archivo automático para los correos electrónicos. Si desea crear un archivo automático para una carpeta específica en su buzón, haga clic derecho en la carpeta y seleccione Propiedades.

Aquí navegue hasta Autoarchivar y seleccione la configuración que más le convenga. Para implementar la regla de archivado automático en todo su buzón, abra la Opción de Outlook desde el menú y seleccione la Configuración avanzada.

Aquí haga clic en Configuración de Autoarchivar y cree reglas para archivar automáticamente los correos electrónicos en su buzón.

Mover un archivo de almacenamiento

A veces, necesita cambiar de una computadora a otra (actualizar desde una antigua) o puede quedarse sin espacio en el disco compartido de la organización. En estas circunstancias, deberá mover sus archivos de almacenamiento y vincularlos nuevamente a Outlook. Entonces, veamos cómo se puede hacer eso.

Desvincular y mover el archivo de almacenamiento

Antes de mover el archivo, necesitamos eliminar el enlace de Outlook. Para hacerlo, abra el menú Archivo y seleccione la opción Configuración de la cuenta.

En Configuración de la cuenta, navegue a la sección Archivos de datos y verá el archivo que ha mantenido en el sistema actual.

Todo lo que necesita hacer ahora es seleccionar el archivo comprimido y hacer clic en el botón Eliminar. No se preocupe, no eliminará el archivo de almacenamiento, pero solo eliminará su enlace dentro de Outlook.

Ahora mueva el archivo a la nueva ubicación utilizando cualquiera de las unidades de almacenamiento que tenga a su disposición.

Vinculación del archivo comprimido

Para vincular el archivo a Outlook, abra nuevamente la sección Archivo de datos desde la configuración de la cuenta en Outlook y haga clic en el botón Agregar. Ahora importe el archivo PST del archivo que ha respaldado y abra los correos electrónicos de la sección de archivo.

Compactando el archivo comprimido

Si está guardando el archivo en su disco duro local, probablemente no necesite preocuparse por el tamaño del archivo, pero si se trata de una unidad compartida en una organización o una cuenta en la nube en la que tiene un espacio de almacenamiento limitado, lo más prudente sería compactar el archivo para guardar el almacenamiento.

Para compactar el tamaño del archivo, haga clic derecho en la sección Archivo en el panel derecho y seleccione Propiedades del archivo de datos. Aquí haga clic en el botón Avanzado para abrir el archivo de datos de Outlook. Ahora todo lo que necesita hacer es hacer clic en el botón Compactar ahora para reducir el tamaño del archivo comprimido.

Conclusión

Eso fue casi todo lo que uno necesita saber sobre el archivo de correos electrónicos en Outlook 2010 y estoy bastante seguro de que también puede usar estos pasos en Outlook 2013. Si tiene dudas adicionales sobre el archivo de correos electrónicos, simplemente deje un comentario y estaremos encantados de ayudarle.