Sugerencias y trucos para la administración de archivos para Windows 10/8/7

Windows 7 tiene una hermosa forma de organizar las cosas. Si bien la tradición de tener carpetas predeterminadas para documentos, música, video e imágenes continúa en Windows 7, también le permite crear bibliotecas para que pueda organizar sus archivos sin tener que moverlos realmente.

Consejos de administración de archivos

Este artículo ofrece algunos consejos útiles para la administración de archivos en Windows 7, incluido cómo acceder a las subcarpetas y los contenidos sin abrir Windows Explorer.

1: Usar carpetas predeterminadas para administrar archivos

Cuando instala Windows 7, le da cuatro carpetas de forma predeterminada:

1. Documentos
2. Imágenes
3. Música y
4. Vídeos

También se denominan bibliotecas, ya que puede etiquetar y agregar archivos a estas carpetas sin tener que mover los archivos desde su ubicación original. Para esta sección, nos enfocaremos en guardar los archivos en estas carpetas.

Dado que las carpetas ya tienen un nombre diferente de manera que los usuarios puedan reconocer el contenido de estas carpetas, se recomienda que guarde los archivos en consecuencia. Si son documentos de Word, puede guardarlos en la carpeta Documentos. Si está guardando archivos de música, puede ponerlos en la carpeta Música, etc.

El único inconveniente de usar carpetas predeterminadas para la administración de archivos en Windows 7 es que estas carpetas son particulares para cada usuario del sistema. Esto significa que si el perfil de usuario se corrompe, corre el riesgo de perder estos archivos. Esto también significa que debe asegurarse de realizar una copia de seguridad de estas carpetas antes de volver a instalar Windows 7 o antes de actualizar de una edición a otra.

Para solucionar los problemas derivados del uso de carpetas predeterminadas en Windows 7, puede probar la siguiente sugerencia.

2: utilice una unidad separada y cree "estructura organizada" para carpetas

Personalmente, no recomiendo almacenar ningún tipo de archivos de datos en la unidad del sistema que no sean archivos del sistema y temporales. Para los archivos de datos que son necesarios para usted, use un disco separado. Esto garantiza que aún tenga los archivos intactos en caso de que su perfil de usuario se corrompa sin que haga una copia de seguridad de los archivos. De hecho, incluso almaceno los archivos PST de Outlook en una unidad separada para que cuando reinstale Microsoft Office, no tenga que perderme correos electrónicos, contactos, recordatorios y tareas anteriores. Simplemente puedo agregar el PST a mi Outlook para recuperar todos los correos electrónicos, contactos, tareas y calendario.

Windows le permite usar hasta 255 caracteres (incluyendo espacios y algunos caracteres especiales) para cambiar el nombre de archivos y carpetas. Puede utilizar esta función para nombrar sus carpetas con claridad, de modo que un simple vistazo pueda informarle sobre su contenido. Por ejemplo, si le gusta la contabilidad comercial, puede crear una carpeta maestra llamada "Cuentas". Dentro de esta carpeta, crea carpetas que indican los años fiscales, por ejemplo, "2001-2002", "2002-2003", etc. Dentro de cada uno de estos, puede crear carpetas que indiquen meses: "Abril", "Mayo", "Junio", etc. Si tiene más de un cliente, puede crear subcarpetas donde almacenará archivos relacionados con cada cliente. Eso significa que la subcarpeta "2011-2012" puede tener una subcarpeta llamada "May" en la que hay subcarpetas que indican sus clientes: "cliente1", "cliente2" y más. Aquí hay un ejemplo de jerarquía estructurada de carpetas.

Alternativamente, puede crear un sistema maestro usando los nombres de los clientes como las carpetas superiores dentro de las cuales crea carpetas relacionadas con el año y los meses. Esto le ayuda a administrar sus archivos de acuerdo con su prioridad: ya sea por años fiscales o por clientes. Puede usar papel y lápiz para reflexionar sobre sus necesidades y diseñar una estructura antes de implementarla en su computadora. Esto lo ayudará a reflexionar mejor sobre el almacenamiento de archivos y las necesidades de acceso. Pruébelo y díganos si es una forma mejor de administrar sus archivos en Windows 7.

PS : También almacenaría una copia de toda esta estructura de carpetas en un almacenamiento basado en la nube solo como precaución. Puede haber casos en los que no puede acceder a su disco duro o puede tener que acceder a esos archivos desde otro lugar. En tal caso, puede acceder a su copia en la nube usando un navegador web. Microsoft SkyDrive proporciona la sincronización de sus archivos locales con su almacenamiento en la nube y viceversa. Puede crear una cuenta gratuita y descargar el cliente de escritorio para sincronizar archivos de skydrive.live.com. Al instalar la carpeta de sincronización de SkyDrive en su disco duro, seleccione una unidad que sea diferente de la que contiene los archivos del sistema, por razones similares a las mencionadas en la primera sección de este artículo.

3: Uso de bibliotecas para la administración de archivos en Windows 7 Eficientemente

Las bibliotecas le permiten categorizar sus archivos. Además de las cuatro bibliotecas predeterminadas ya mencionadas anteriormente, puede crear tantas bibliotecas como desee. Si desea guardar música según el género, puede crear bibliotecas llamadas "pop", "rap", "clásica", "reggae" y más. Del mismo modo, si desea guardar documentos de acuerdo con sus clientes, puede crear bibliotecas que digan "cliente1", "cliente2" y más. Mientras que las carpetas pueden estar en cualquier lugar del disco local, puede hacer clic con el botón derecho en el icono de la carpeta y seleccionar una de las bibliotecas existentes o crear una nueva biblioteca para agregarla. Recuerde que las bibliotecas contendrán únicamente punteros a los archivos originales, por lo que en caso de eliminación de estas bibliotecas, no perderá sus archivos. Esta imagen muestra cómo crear una nueva biblioteca usando el Explorador de Windows.

Si no desea agregar carpetas enteras, solo archivos, abra el Explorador de Windows y haga clic con el botón secundario en Bibliotecas en el panel izquierdo. En el menú contextual resultante, seleccione Nuevo y luego Biblioteca para crear una nueva biblioteca. A continuación, puede arrastrar y soltar archivos individuales a las nuevas bibliotecas. Para agregar muchos archivos a la vez, use MAYÚSCULAS o CTRL para seleccionar más de un archivo.

4: Usar menús de salto para acceder a archivos

Los menús de salto contienen dos tipos de archivos, los que utilizó recientemente y los que colocó al menú Saltar para que pueda acceder a él fácilmente. Para abrir un menú de salto relacionado con cualquier aplicación, haga clic con el botón derecho en la aplicación cuando esté en la barra de tareas. Esto puede significar que tendrá que abrir la aplicación antes de acceder al menú Jump. Cuando se abre el menú Jump, puede ver los archivos que utilizó recientemente. Para fijar un archivo relacionado al menú Saltar, abra el Explorador de Windows y arrastre el archivo a la aplicación. Cuando el icono del archivo se coloca en el icono de la aplicación en la barra de tareas, recibirá un mensaje en el siguiente formato: Pin a. Luego puede soltar el ícono del archivo para fijarlo en el menú Saltar de esa aplicación.

5: Carpeta Principal del Dock Para la Barra de tareas de Windows

Si usa regularmente algunas carpetas que están en otra carpeta, puede acoplar el elemento primario carpeta a la barra de tareas de Windows 7 para que no necesite abrir el Explorador de Windows y navegar para acceder a sus archivos. Para este consejo, usemos el ejemplo anterior, donde creamos un sistema de archivos basado en años, meses y luego clientes.

Haga clic con el botón derecho en cualquier espacio vacío en la barra de tareas de Windows 7. En el menú contextual que aparece, haz clic en Barras de herramientas y luego en Nueva barra de herramientas. Obtendrá un cuadro de diálogo Seleccionar carpeta. Busque la carpeta principal, que en este caso es Business. Seleccione la carpeta y haga clic en Elegir carpeta. Recuerde elegir la carpeta principal y no abrirla, de lo contrario obtendrá un error. La carpeta principal está acoplada a la barra de tareas de Windows 7. Ahora puede hacer clic en el signo ">>" al lado del nombre de esta carpeta para acceder a su contenido (todas las subcarpetas y archivos) sin tener que abrir el Explorador de Windows.

Al hacer clic en esta carpeta se mostrará usted es su contenido en forma de menús en cascada. Puede navegar a cualquier subcarpeta para abrirla y hacer clic en el archivo que desea abrir. Como la carpeta principal siempre está visible en la barra de tareas, también le ahorrará mucho tiempo. Y sí, puede acoplar toda la unidad o carpetas de uso frecuente a la barra de tareas si lo desea.

Hay muchos más consejos para la administración de archivos en Windows 7. Solo he discutido los principales que uso personalmente. Si tiene otros que compartir, hágalo.