: La guía completa para firmar sin papel

Sus mejores planes para dejar de usar papel se detienen bruscamente cuando necesita obtener la firma de alguien en un documento. Ese proceso generalmente implica imprimir el documento, firmarlo usted mismo, enviarlo por fax a la otra parte y esperar a que lo impriman, lo firmen y lo devuelvan por fax, donde se imprime una tercera vez y se archiva en un armario para siempre.

Es un régimen anticuado. Es un trabajo ocupado Pero existe una mejor manera.

Los esquemas de firma electrónica se han convertido en un gran negocio. De hecho, el sector de la firma electrónica está en camino de crecer al norte de $ 5 mil millones para el final de la década, de acuerdo con el CMO de DocuSign Dustin Grosse. Las herramientas de firma electrónica representan una respuesta de alta tecnología y muy necesaria para las grandes ineficiencias de tratar con firmas físicas.

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Si bien los sistemas varían de un proveedor a otro, la idea general detrás de ellos es la misma. Usted carga un documento-Word, PDF, o incluso un archivo de imagen-a un servicio en línea, luego lo etiqueta con anotaciones especiales donde las firmas eventualmente necesitan ir. El servicio envía este archivo marcado a los destinatarios especificados, que luego lo "firman" con unos pocos clics, ya sea con fuentes cursivas en existencia o con un garabato que dibujan con el mouse (o un dedo, usando una tableta) sobre la marcha. Cuando haya terminado, el archivo firmado se le enviará nuevamente, la misión se realizó.

Los usuarios están firmando e-contratos en masa. EchoSign dice que ahora está procesando 1,5 millones de documentos al mes, y ese número está subiendo.

¿Es esto realmente legal?

Claramente suena rápido y conveniente, y es mejor que tratar con correo certificado, pero ¿Los contratos firmados electrónicamente son legales? ¿Se mantendrán en la corte de la misma manera que lo hará una hoja de papel manchada de tinta? En su mayor parte, si usted es un negocio que genera documentos digitales para firmar, o un consumidor que los firma con un clic del mouse, la respuesta es definitivamente sí.

La configuración de EchoSign puede registrar su firma real con un mouse o un estilete.

El gobierno de los EE. UU. realmente dio el paso más grande para resolver los problemas legales de las firmas electrónicas en 2000 con la Ley ESIGN, que otorgó a las firmas electrónicas el mismo peso legal que las manuscritas. La ley estatal, en su mayor parte, ha seguido el mismo camino al reconocer su validez.

Como señala el abogado de Louisiana Andrew Legrand, en ese estado "para constituir una firma electrónica, la marca electrónica debe ser 1) hecha por la persona con 2) la intención de firmar el registro. No es muy diferente de una firma manuscrita. Básicamente, no es la marca real, sino el significado detrás de la marca lo que es importante ".

¿Las firmas electrónicas son lo suficientemente buenas para todo? Casi. Legrand dice: "Los únicos documentos que conservo con los originales son testamentos y pagarés. Estos son los dos únicos documentos que me preocuparía tener solo copias digitales. Son demasiado importantes".

¿Con qué seriedad los tribunales? tomar firmas electrónicas? Dice Legrand, "es importante reconocer que los jueces federales usan firmas digitales en todos sus pedidos. Como usted puede o no saber, estos tribunales no tienen papel. Cuando un juez 'firma' una orden, usan un software PDF para colocar una orden electrónica sello de su firma en la orden. ¿Estarían los tribunales federales utilizando firmas electrónicas si pensaran que tienen menos peso que una firma manuscrita? "

De hecho, la mayoría de los tribunales lo han respaldado con sentencias de que las firmas electrónicas son igual de importantes. legítimo como los de tinta.

¿Pero quién hace la firma?

La configuración de DocuSign.

Aparte de algunos documentos legales clave, si está finalizando su acuerdo prenupcial, probablemente querrá hacerlo en papel, la mayoría los contratos pueden tratarse de manera segura a través de medios electrónicos. La excepción es cualquier cosa que requiera notarización.

De hecho, una firma no es solo una marca que dice que usted acepta los términos de un contrato o transacción financiera. También sirve para verificar su identidad, es por eso que tiene que firmar recibos de tarjeta de crédito, después de todo. Pero en muchos de estos casos, la identidad no es tan importante. En los casos en que se trate de transacciones financieras importantes, operaciones comerciales o presentaciones legales, se requiere un notario para garantizar que usted, la persona que firma el documento, es en realidad quien dice ser.

Ese es un problema con la firma electrónica. Hasta la fecha, los servicios de firma electrónica no han presentado una gran alternativa para el notario, que sigue siendo un retroceso arcaico y lento que probablemente nos acompañe en las próximas décadas. Por ahora, en muchas transacciones con un alto valor de dólares, las firmas electrónicas ahora coexisten con las físicas, y en algunos casos encontrará que debe firmar un documento en ambos sentidos. Trate de obtener una nueva hipoteca y verá lo que quiero decir.

Opciones de firma electrónica

DocuSign le permite elegir qué firma usar.

Las firmas electrónicas encuentran un hogar en todo tipo de documentos comerciales. Desde contratos de servicios simples hasta complejas transacciones inmobiliarias, los documentos firmados electrónicamente se están convirtiendo en procedimientos operativos estándar.

Cheronn Collins, que opera una empresa de alquiler de fotomatones en Washington, DC, dice que ha utilizado acuerdos electrónicos para cerrar más de 30 alquileres a fecha. "Hasta ahora", dice, "no he recibido ningún comentario negativo de mis clientes".

Si tiene un documento que necesita ser firmado, no necesita armarlo solo. Aunque técnicamente puede enviar a alguien un archivo PDF o Word y pedirle que lo anote con una firma dibujada con el mouse, puede ser legal, pero es una forma torpe de hacer el trabajo.

Una variedad de servicios basados ​​en la nube han aparecido para ayudarlo a aprovechar el aumento en la firma electrónica, simplificando todo el proceso y agregando funciones adicionales que hacen que la administración de contratos sea más fácil y completamente en línea. Muchos servicios incluso ofrecen aplicaciones móviles que permiten a los destinatarios firmar con la punta del dedo en su teléfono inteligente o tableta (especialmente útil para las transacciones en persona). Los precios pueden parecer como si estuvieran por todas partes, pero la mayoría de estos servicios ofrecen un plan de $ 20 por usuario por mes diseñado para cubrir a las pequeñas empresas. También es normal una prueba gratuita básica de cinco documentos por mes para iniciar a un único usuario.

Aquí están los principales actores en la firma electrónica, y así es cómo funcionan sus herramientas.

DocuSign

Docusign

Un importante proveedor de servicios para la industria de bienes raíces, DocuSign respaldado por Google es un servicio sencillo y lleno de funciones que cualquier empresa debería encontrar simple. Suba los archivos a DocuSign (DocuSign coloca sus archivos en "sobres" que puede enviar como un grupo), luego arrastre y suelte los cuadros de firmas en los documentos donde desee esos autógrafos. DocuSign luego envía los documentos por correo electrónico a los destinatarios que especifique. También puede configurar recordatorios que impulsen a sus destinatarios a e-eign, y configurar documentos para que caduquen si no se han firmado de manera oportuna. Un tablero de instrumentos le permite realizar un seguimiento de todos sus contratos pendientes y completados. iOS y Windows 8 tabletas están disponibles. Los planes van desde servicios gratuitos (muy básicos) hasta $ 20 por usuario por mes.

EchoSign

Opciones de firma en EchoSign

Adquirido por Adobe en 2011, EchoSign se parece y se parece mucho a DocuSign, y es comparable a él en la mayoría de los sentidos. Usted carga documentos, establece ubicaciones de firmas (o simplemente especifica una firma al final) y envía contratos por correo electrónico. Un tablero simple le permite rastrear el estado de todos los contratos salientes y entrantes.

Un par de características interesantes en EchoSign incluyen la capacidad de incorporar firmas enviadas por fax para los destinatarios que prefieren firmar a mano, y una capa adicional de verificación que le permite requiere que el destinatario ingrese una contraseña que usted proporciona u otra información personal, como los últimos cuatro dígitos de su número de seguridad social. Naturalmente, la integración con varios productos de Adobe hace que esta sea una opción atractiva para las tiendas centradas en PDF. iOS y Windows 8 tabletas están disponibles. Los planes van desde servicios gratuitos (muy básicos) hasta $ 399 por mes.

Sertifi

Este servicio algo más simple no es tan bonito, pero Sertifi tiene la mayoría de las funciones básicas que necesita en un sistema de firma electrónica si los dos jugadores principales mencionados anteriormente no son de su agrado. Los documentos se pueden firmar por completo electrónicamente o impresos, firmados y enviados por fax. Aquí no encontrará ningún tablero elegante, pero los archivos aún se pueden rastrear a través de Sertifi y están archivados en el sitio. Los planes van desde el servicio gratuito (muy básico) a $ 199 por mes.

RightSignature

Notable como una alternativa un tanto más barata a lo anterior ($ 14 al mes le permite enviar de forma ilimitada para un solo usuario en lugar de los usuales $ 20). tiene todas las características de sus contrapartes más costosas, permitiéndole establecer ubicaciones de campo para firmas, iniciales y fechas en contratos complejos y especificar cuándo caducan los contratos, aunque todas las firmas deben dibujarse a mano en lugar de escribir.

RightSignature también incluye un creador de formularios en línea, que permite a los destinatarios completar información contractual más detallada (número de teléfono, dirección, etc.), útil si desea usar su servicio de firma electrónica para generar muchos documentos repetitivos que necesitan firmas, como acuerdos de membresía para un gimnasio o exenciones de daños de alquiler. Un tablero de instrumentos está incluido. Una versión de iOS está disponible. Los planes van desde servicios gratuitos (muy básicos) a $ 49 por mes (servicio ilimitado para 10 remitentes).