Vacíe el gabinete de archivos y escanee sus papeles importantes

Sue Bulot quiere consejo acerca de digitalizar todos sus documentos importantes.

No puede deshacerse de todos sus documentos importantes, pero con una trituradora y un escáner, puede reducirlos a un puñado. Por supuesto, debe saber qué debe conservar, qué debe escanear, qué debe triturar y qué puede arrojarse con seguridad al reciclaje.

Deberá conservar su original de certificados de nacimiento y defunción, pasaportes y otra ciudadanía. documentos, y su voluntad actual. Debido a algo llamado Best Evidence Rule, también debe mantener los contratos en su forma original. Los tribunales generalmente aceptarán una copia de un contrato, pero si hay dos versiones contradictorias de un contrato, la que no es una copia tiene mayor peso.

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¿Qué pasa con los registros de impuestos? Dos contadores diferentes me dijeron que un documento escaneado no sería un problema con el IRS. Pero cuando llamé al IRS, un representante de servicio al cliente me recomendó que "conservara los formularios originales durante tres años".

Es posible que desee escanearlos para realizar una copia de seguridad y obtener una referencia más sencilla, especialmente si usted y sus documentos van a ser físicamente separados durante un largo período de tiempo.

Debería triturar sus estados de cuenta bancarios y facturas de tarjeta de crédito tan pronto como haya terminado con ellos. Si caen en las manos equivocadas, su identidad podría ser robada. En el caso improbable de que necesite una declaración anterior, su banco o compañía de tarjeta de crédito tiene registros.

Se puede escanear cualquier otra cosa que desee conservar, y luego puede deshacerse del original. Si el original contiene su firma, cuenta bancaria, tarjeta de crédito o número de seguro social, tritúrelo antes de tirarlo a la papelera de reciclaje.

Es mejor escanear documentos a archivos.pdf, porque el formato es universalmente aceptado y fue diseñado emular hojas de papel. Si su escáner no viene con el software de creación de pdf, puede usar el software de "copia" de su escáner (que escanea directamente a su impresora) junto con un programa de impresión en PDF. Para el posterior, recomiendo el escritor gratuito CutePDF. También tendrás que instalar GPL Ghostscript (también gratis). CutePDF aparece para Windows como una impresora, y usted puede simplemente decirle a su programa de copia que use la impresora CutePDF.

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