DocSend para Outlook: mejor comunicación usando documentos

A menudo enviamos numerosos documentos usando Microsoft Outlook . Ahora haga que su comunicación sea más efectiva con documentos con un complemento para Outlook, ` DocSend `. DocSend for Outlook convierte los documentos en un canal de comunicación más eficaz y significativo. Después de instalarlo, podrá acceder a sus archivos y crear fácilmente enlaces de DocSend justo cuando más lo necesite, es decir, cuando envíe un correo electrónico. Sin embargo, hay más en DocSend para Outlook que simplemente enviar documentos y archivos adjuntos. Siga leyendo para saber sobre este nuevo complemento para Microsoft Outlook.

DocSend para Outlook

Comencemos con lo básico. DocSend no es una aplicación nueva; ha estado aquí por un tiempo ahora. Sin embargo, DocSend como un complemento para Outlook es algo nuevo. Es originalmente una herramienta analítica para documentos; especialmente para los que envía a través de correos electrónicos. A menudo nos preguntamos cuándo enviamos un documento por correo electrónico; si la persona ha visto el documento o no. Además; para los documentos confidenciales nos preocupamos aún más si el destinatario del documento lo ha remitido aún más. Con la ayuda de DocSend, puede saber qué le sucede a su documento. Desde saber cuándo la persona lo abrió, cuántas veces, si se descargó o no y si se lo envió a alguien; puede hacer un seguimiento de todo utilizando DocSend.

Ahora, esta herramienta está disponible para Outlook Mail. DocSend for Outlook realiza el mismo trabajo cuando se usa como un complemento para Outlook Mail. Vincula su cuenta de DocSend al correo de Outlook para facilitar la comunicación del documento.

Para obtener DocSend para Outlook, todo lo que tiene que hacer es visitar su página de inicio para descargarlo gratis. Es una aplicación web, que se abre en su navegador. Simplemente regístrese con la herramienta.

Ahora puede vincular los documentos desde su PC, Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive en DocSend for Outlook.

Inside DocSend for Outlook

Ahora, poco más sobre la Herramienta DocSend. Una vez que inicie sesión en DocSend, puede ver el siguiente tablero.

El menú del lado izquierdo de la herramienta DocSend consiste en pestañas de Panel de control, Documentos, Presente, Contactos, Equipo y Complementos.

DocSend funciona como cualquier otro herramienta para compartir documentos. Crea enlaces para cada documento que está compartiendo con sus contactos. Incluso puede crear diferentes enlaces para un solo documento para mantener un registro de su documento. Cada vez que el destinatario haga clic en el enlace, obtendrá las estadísticas sobre el documento. Por ejemplo, el Visitar estadísticas se muestra en la siguiente imagen:

Cómo usar DocSend para Outlook

Ya que hemos entendido cómo funciona DocSend, ahora veamos cómo funciona DocSend para Outlook Mail.

Cuando se registra con DocSend, puede ver el complemento en su correo de Outlook. Haga clic en Nuevo correo y observe la parte inferior derecha de la ventana de correo recién abierta. Busque el icono siguiente en azul.

Al hacer clic en este logotipo, la ventana de DocSend se abrirá en el lado derecho del correo electrónico. Como puede ver en la siguiente imagen, hay varias pestañas / funciones incluidas en DocSend for Outlook.

Puede ver los documentos que ya están presentes en DocSend en `Mis documentos`. En la imagen de arriba, he incluido solo 3 documentos. Sin embargo, si la lista es larga, puede buscar el documento deseado en la ventana Buscar. Incluso puede cargar un documento en ese momento usando DocSend for Outlook si el documento deseado no está presente en su lista.

Una vez que selecciona el documento deseado que desea enviar a su colega o amigo, puede comenzar a configurar sus propiedades. Cuando selecciona un documento para enviar por correo electrónico, puede ver la siguiente ventana en DocSend for Outlook.

Como puede ver en la imagen de arriba, para cada documento seleccionado, puede

• Permitir (o no permitir) la visualización anónima
• Permitir (o no permitir) la descarga
• Establecer (o no establecer) la fecha de caducidad
• Proteger contra contraseña (o no establecer una contraseña para el documento)

Cada uno 4 pestañas tienen botones de encendido y apagado a la derecha. De esta forma, puede decidir (y controlar) qué puede hacer el destinatario con el documento. Por ejemplo, si selecciona `Desactivado` para `Permitir descarga`, el destinatario solo podrá ver el documento, pero no podrá descargarlo en su PC. De forma similar, también puede establecer una fecha de vencimiento para el documento, activando la opción `Establecer fecha de caducidad`.

Por lo tanto, DocSend para Outlook le permite seleccionar hasta cuando el destinatario pueda ver el documento en su casilla de correo. Después de la fecha de vencimiento (y la hora), el destinatario no verá el documento en absoluto. Esta función es muy útil para los documentos que tienen una vida útil limitada, como informes diarios o estadísticas.

Si su documento no está protegido con contraseña, ¡no se preocupe! Ahora puede establecer una contraseña usando DocSend para Outlook. Simplemente, haga clic en el botón Activar / Desactivar frente a "Protección de contraseña" y podrá insertar la contraseña en ese momento.

Finalmente, una vez que haya seleccionado todas las opciones y configurado las propiedades para el documento, ahora puede inserta un enlace para el documento. Esto no es más que DocSend for Outlook crea un enlace único para el documento que va a enviar. Esto se insertará en el cuerpo del correo electrónico.

El destinatario verá este enlace en el correo electrónico recibido, en lugar del documento en sí. Cuando el destinatario hace clic en el enlace, se abre en el navegador. A partir de ahí, el destinatario puede ver, descargar o imprimir el documento, dependiendo de qué acceso le proporcione al destinatario. La ventana tiene el siguiente aspecto:

Además de las acciones normales, DocSend para Outlook ofrece una característica más interesante. El destinatario puede comentar o hacer preguntas basadas en el documento a través de DocSend for Outlook.

Conclusión

Creemos que DocSend for Outlook es una buena herramienta para administrar los documentos. La mayoría de las molestias relacionadas con los documentos, como enviarlas, protegerlas mediante contraseñas y administrar la lista de destinatarios, se pueden abordar bien con DocSend for Outlook. Puede leer el blog en DocSend para Outlook en el blog de DocSend.

Háganos saber su opinión sobre esta herramienta.