Sea más productivo en Microsoft Outlook

¿Depende de Microsoft Outlook para sus necesidades de correo electrónico y programación? ¿Estás molesto con el cliente de correo electrónico? Bueno, únase al club: miles de usuarios de Outlook presionan a Microsoft para que mejore en la próxima versión. Pero esta semana no nos quejamos solo de Outlook; Estoy aquí para decirte cómo hacerlo mejor. Siga leyendo para obtener consejos y herramientas que lo harán más productivo, en este momento.

Desactivar las alertas de mensajes nuevos de Outlook

Espera, ¿lo leíste bien? ¿Desea desactivar las alertas de Outlook que recibió por correo? ¿Por qué demonios querrías hacer eso? En una palabra: productividad.

Piénselo: los mensajes nuevos fluyen constantemente en su bandeja de entrada y, de forma predeterminada, Outlook lo alerta a todos y cada uno de los mensajes.

Eso no es muy diferente de un compañero de trabajo asomándose su oficina cada cinco minutos para hacer una pregunta. ¡Hable de interrupciones que matan la productividad!

En consecuencia, es posible que desee probar la vida sin las alertas. Deshabilitarlos es más fácil de lo que piensas:

1. Elige Herramientas, Opciones, y haz clic en Opciones de correo electrónico.
2. Haz clic en Opciones avanzadas de correo electrónico.
3. Desmarcar la casilla junto a "Reproducir un sonido".
4. Desmarque la casilla junto a "Cambiar brevemente el cursor del mouse".
5. Desmarque la casilla junto a "Mostrar un icono de sobre en el área de notificación".
6. Desmarque la casilla cuadro al lado de "Mostrar una nueva alerta de correo de escritorio".
7. Haga clic en Aceptar, y listo.

Outlook continuará buscando (o recibiendo) correo nuevo a intervalos programados regularmente, pero sin ninguna de las interrupciones habituales..

En otras palabras, puede revisar su bandeja de entrada en su horario, no en Outlook.

Modificar las líneas de asunto del correo electrónico de Outlook archivado

Veamos otra molestia por correo electrónico: líneas de asunto que ya no se incluyen haga coincidir el contenido del mensaje.

Supongamos, por ejemplo, que usted y algunos compañeros de trabajo comienzan a intercambiar correos electrónicos sobre el picnic de la empresa. En algún momento, la conversación cambia a las previsiones de ventas, momento en el que alguien pega nuevas cifras. Ahora es un correo electrónico que desea conservar para referencia futura.

Solo un problema: el asunto aún dice "picnic de la empresa". Eso no será particularmente útil cuando busque un mensaje sobre las cifras de ventas.

Afortunadamente, Outlook tiene una función oculta que le permite editar el asunto de un correo electrónico. Así es como funciona:

1. En Outlook, abra el correo electrónico en cuestión (No puede hacer esto con vistas previas de mensajes, debe hacer doble clic en el mensaje para abrirlo en una nueva ventana).
2. Haga clic en cualquier lugar de la línea Asunto para colocar el cursor.
3. Edite el tema como mejor le parezca.
4. Pulse Enter, luego acepte la advertencia que Outlook le de.

¡Eso es todo! Ahora puede archivar el correo electrónico con una línea de asunto más ajustada y reconocible de un vistazo.

Use Outlook para acceder a su cuenta de Twitter

Si usa Outlook para administrar sus contactos, calendario, correo electrónico y similares, ¿por qué no usarlo también para Twitter? Esa es la idea detrás de TwInbox, un complemento gratuito que agrega una barra de herramientas de Twitter a Outlook.

Una vez instalado, TwInbox agrega una nueva carpeta a su bandeja de entrada. (También puede crear carpetas individuales para cada remitente, lo que puede ser útil desde el punto de vista de la organización, a menos que sigas a mucha gente).

A partir de ahí, solo proporcionas tu nombre de usuario y contraseña de Twitter, y presto: recupera todo los tweets de su cuenta y le permite leerlos del mismo modo que leyó el correo electrónico.

Un solo clic en la barra de herramientas es suficiente para enviar su propia actualización, enviar un mensaje directo, responder a un mensaje o retuitear algo. TwInbox acorta automáticamente las URL largas mediante TinyURL.

La barra de herramientas también muestra una vista previa de los nuevos tweets a medida que llegan, lo que le ahorra tener que cambiar a la carpeta de tweets cada vez que desea buscar actualizaciones.

En En resumen, TwInbox es una pequeña herramienta fabulosa, y una herramienta imprescindible para cualquier usuario de Outlook amante de Twitter. Ojalá pudiera manejar más de una cuenta de Twitter, pero no puedo discutir el precio: TwInbox es gratis.

Agregue un corrector ortográfico a Outlook Express

El lector Karl necesita ayuda con su ortografía. Específicamente, necesita un corrector ortográfico para Outlook Express, porque el método que está usando ahora es la definición misma de "molestia".

Karl dice que compone nuevos mensajes en WordPerfect, los revisa allí y luego exporta el texto para importar a Outlook Express. ¡Eso es una locura! (En serio, Karl, ¿alguna vez oyó hablar de copiar y pegar?)

Afortunadamente, este procedimiento complicado puede terminar en este momento. La primera opción es instalar un corrector ortográfico de terceros, como el corrector ortográfico de OE. (Aunque nuestra página de descargas dice que es shareware, la página del producto del autor dice que el complemento es gratis).

Pero en lugar de eso, recomiendo actualizar a Windows Live Mail. Este reemplazo OE gratuito de Microsoft ofrece una interfaz más optimizada y algunas características nuevas muy necesarias, incluida la búsqueda dinámica (los resultados aparecen mientras escribe), el filtrado de correo no deseado y un calendario que se puede sincronizar con su calendario en línea de Windows Live. También tiene un corrector ortográfico.

Esto funciona en Outlook 2003 y 2007; No estoy seguro de las versiones anteriores.

Rick Broida escribe el blog PC's Hassle-Free para PC. Regístrese para recibir el boletín informativo de Rick por correo electrónico por semana.