5 P.m.: Gestión de proyectos fácil, personalizable

Gestionar y priorizar tareas es clave para cumplir con las obligaciones comerciales. Casi todos los profesionales de las empresas tienen un método para administrar proyectos pequeños y colaborar eficazmente con otros para hacer el trabajo. Pero ¿puede mejorarse la suya?

Recuerdo a un cliente que orgullosamente me mostró su sistema de administración de tareas: imprimió nítidamente cada elemento de tareas en una nota adhesiva y lo golpeó en el bisel del monitor de su computadora. Cuando una tarea se convirtió en alta prioridad, movió el papel más alto al costado de su monitor y movió las otras notas más abajo. Cuando estaba muy ocupado, las notas se desbordaban a su escritorio, marchando en dos líneas regimentadas a cada lado de su monitor hacia su teclado.

Tristemente, su sistema de gestión de proyectos local se estrelló una noche. Un nuevo limpiador de oficinas entró y limpió diligentemente su monitor y escritorio. A la mañana siguiente, encontró todas sus cosas exactamente arregladas apiladas en una pila ordenada junto al teléfono. Pasó media hora recurriendo a sus prioridades de tareas.

[Más información: los mejores servicios de transmisión de TV]

No hay excusa para seguir un sistema de gestión de proyectos en papel cuando varios servicios web simples pueden hacer el trabajo ahora. mucho mejor. Estos servicios también ayudan a garantizar que todos los miembros del equipo del proyecto se actualicen rápidamente sobre los cambios y los nuevos desarrollos.

Me gusta QG | Software's 5pm, un servicio de administración de proyectos relativamente económico ($ 18 por mes y más) fácil de usar puede ayudarlo a priorizar sus tareas y administrar proyectos más pequeños. Tiene una interfaz de usuario atractiva que es más personalizable que la mayoría de los otros servicios basados ​​en la web.

5pm no es un proyecto de Microsoft: no puede administrar fácilmente proyectos a largo o largo plazo. Sin embargo, le permite crear y actualizar tareas y proyectos en la Web o por correo electrónico. Los gráficos de línea de tiempo visualmente atractivos le permiten verificar rápidamente su progreso. 5pm también puede integrar plazos de proyectos con algunos servicios de calendario.

En general, 5pm ofrece una gama completa de servicios de administración de proyectos que deberían satisfacer las necesidades de la mayoría de los usuarios livianos.

No se requiere tarjeta de crédito para prueba

Registrarse para una cuenta es simple. Ni siquiera necesita proporcionar información de tarjeta de crédito para la versión de prueba gratuita. Las 5 p.m. son compatibles con los navegadores web más populares, incluidas las versiones más recientes de Internet Explorer, Firefox, Safari y Opera.

Deberá seleccionar su propio subdominio (algo similar a " mycompany.5pmweb.com ") para iniciar sesión en el servicio y habilitar la integración de correo electrónico. Varios video tutoriales cortos brindan instrucciones básicas sobre cómo usar el servicio.

Cuando hace clic en un proyecto de 5pm, aparece una lista de detalles del proyecto, incluidas las tareas y los indicadores de progreso, en el panel derecho. Pero al pasar el ratón sobre un proyecto por un par de segundos se generará una ventana de información emergente con detalles adicionales.

Después de iniciar sesión, verá cuatro pestañas en el lado izquierdo de la pantalla: Proyectos, Línea de tiempo, Informes y Perfiles. Probablemente pasará la mayor parte de su tiempo trabajando en la pestaña Proyectos. Al hacer clic en él, se muestra una lista de proyectos en el panel izquierdo. Cuando hace clic en un proyecto, aparece una lista de detalles del proyecto, como tareas e indicadores de progreso, en el panel derecho. Simplemente al pasar el ratón sobre un proyecto por un par de segundos proporcionará más detalles en una ventana de información emergente, un toque agradable.

También me gusta la forma en que puede personalizar el aspecto de las 5 p.m., simplemente arrastrando columnas para cambiar el ancho o el recurso datos. Hasta las 5 p.m. se puede integrar con calendarios que admiten feeds iCalendar, como Apple iCal y Mozilla Sunbird, para que pueda verificar los plazos del proyecto en la aplicación de calendario. Esta sincronización de datos también funciona con Google Calendar, pero por alguna razón (la compañía culpa a Google), el proceso es mucho más lento que con las aplicaciones de Apple y Mozilla.

Integración de correo electrónico

Puede ingresar proyectos y tareas directamente usando la interfaz web; alternativamente, puede crearlos enviando un correo electrónico a su dirección personalizada de las 5pm. También puede usar el correo electrónico para agregar hasta 20 MB de archivos de documentos y actualizar el porcentaje de finalización de una tarea. Los parámetros en su línea de asunto del correo electrónico le permiten especificar más detalles, como fechas de inicio y fechas límite. La integración del correo electrónico

5 pm hace que sea particularmente fácil actualizar la información del proyecto mediante un dispositivo móvil. Incluso si su pequeña pantalla móvil es inadecuada para mostrar la interfaz web de 5 pm, aún puede tocar un correo electrónico para actualizar el estado de un proyecto.

5pm admite cuatro tipos de usuarios para que pueda ajustar el acceso al servicio. Los administradores pueden hacer todo; los usuarios pueden editar proyectos y tareas para los equipos a los que les asignas; los usuarios externos pueden ver proyectos y tareas para sus equipos; los clientes pueden ver y editar sus propios proyectos.

¿Cómo se acumulan las 5 pm?

He discutido otros servicios de administración de proyectos en una columna anterior. 5pm maneja más que el Basecamp popular, pero aún se las arregla para ser fácil de entender para un neófito de administración de proyectos. Sin embargo, no ofrece todas las capacidades actuales de la empresa de alto nivel Wrike, que recientemente agregó una colaboración de conocimiento similar a Wiki.

Hay disponibles cinco planes pagados para las 5pm, con costos que van desde $ 18 a $ 175 por mes. El plan básico admite cinco usuarios, diez proyectos activos y 250 MB de almacenamiento de datos, mientras que el plan de gama alta permite usuarios y proyectos ilimitados, y limita el almacenamiento a 5 GB. Se encuentra disponible una versión de prueba gratuita de 14 días.

Basecamp todavía gobierna el techo cuando se trata de servicios de administración de proyectos básicos. Pero si desea algo un poco astuto, entonces considere las 5 p.m.

Richard Morochove es un consultor y escritor de TI. Envíele preguntas sobre el uso de tecnología en su negocio conectado de pequeña a medianas a través del correo electrónico. PC World puede editar su consulta y no puede garantizar que se responderán todas las preguntas.