Los 11 mejores consejos y trucos en línea de Microsoft Word

Atrás quedaron los días en que necesitaba una suite de Office dedicada en su escritorio para crear un documento de Word. Hoy, todo lo que necesita es una cuenta válida de Office 365, y puede acceder a Microsoft Word Online en un instante. Desde crear un documento simple hasta crear plantillas creativas, puede hacer casi todo con Word Online.

Sin embargo, eso no es todo lo que Word Online tiene para ofrecer. Te sorprendería la cantidad de funciones que incluye la versión en línea de Word.

En esta publicación, encontrará 11 consejos y trucos para aprovechar al máximo Microsoft Word Online. Y no se preocupe, no cubriremos los trucos habituales relacionados con Word.

Pero antes de comenzar, veamos la diferencia entre la variante fuera de línea y en línea.

En línea frente a fuera de línea: ¿cuáles son las similitudes?

En su mayor parte, tanto la versión en línea como fuera de línea de Microsoft son casi similares cuando se trata de formatear texto. Encontrará las opciones básicas para Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos en ambas versiones. Lo mismo es cierto para las pestañas Insertar y Diseño.

Sin embargo, no encontrará todas las funciones sin conexión, como iconos 3D, gráficos o referencias. Otra diferencia es que la cinta de herramientas de la versión en línea es muy simple en comparación con la versión sin conexión. También puede cambiar a una versión más simplificada activando la alternancia de Cinta simplificada en la parte superior.

Ahora que hemos establecido las similitudes y diferencias, empecemos, ¿de acuerdo?

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1. Agregar colaboradores y bloquear descargas

Si ha utilizado compartir documentos en Google Docs, encontrará muchas similitudes entre Google Docs y Word Online. Una vez que haya terminado de editar su documento, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

A continuación, haga clic en el enlace 'Cualquiera puede editar …' y verá cuatro opciones diferentes. Para agregar colaboradores específicos, seleccione Personas específicas, haga clic en Aplicar y agregue los nombres.

Además, puede bloquear la descarga de un documento de solo lectura al desactivar el interruptor Bloquear descarga.

Consejo interesante: si está compartiendo un enlace manualmente, también puede establecer una fecha de vencimiento para él.

2. Guardar como PDF o Doc como un profesional

Lo que me encanta de los documentos de Word Online es que puede descargarlos sin conexión como archivos.docx y continuar trabajando en ellos. La transformación es perfecta y ni siquiera notará la transición de en línea a fuera de línea.

Para hacerlo, toque Archivo> Guardar como> Descargar una copia y abra el archivo.docx en Office 365.

Aparte de eso, también puede descargar una copia como PDF u ODT.

Consejo profesional: también puede descargar un documento directamente desde la página de inicio de Word. Abra el menú Detalles y seleccione Descargar.

3. Editar en Word sin conexión

Además de guardar, también puede abrir un archivo.docx directamente en la versión de escritorio de MS Word. Tenga en cuenta que debe usar las mismas credenciales en su cuenta en línea y fuera de línea.

Para hacerlo, haga clic en Editar en Word. ¡Eso es! Sin embargo, la versión sin conexión puede tardar unos segundos en cargarse.

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4. Agregar y administrar comentarios

Ahora, tanto usted como los miembros de su equipo pueden agregar comentarios a un documento compartido. Además, también puede mencionar nombres si hay algún llamado a la acción específico.

Para hacerlo, seleccione la parte del texto que desea resaltar, toque Insertar> Comentario.

Alternativamente, puede seleccionar el texto, hacer clic con el botón derecho y elegir Agregar comentario.

Los usuarios también pueden marcar un hilo como resuelto (o eliminar un comentario) cuando el asunto ha sido resuelto. Para hacerlo, abra el panel Comentarios, búsquelo y haga clic en el menú de tres puntos.

5. ¿Dónde están todas las opciones de encabezado?

El usuario sin conexión puede encontrar la falta de opciones de encabezado decepcionante. No te preocupes porque todavía están allí, aunque un poco escondidos.

Haga clic en Insertar> Encabezado y pie de página e ingrese la información del encabezado en los cuadros de texto en la parte superior e inferior.

Ahora, haga clic en Opciones en el extremo derecho, que abrirá todos los diferentes estilos.

6. Establezca su idioma de prueba preferido

¿Las palabras incorrectas están causando la ira de ese subrayado rojo? En caso afirmativo, ya es hora de que verifique el lenguaje de corrección predeterminado de Word Online.

Para hacerlo, haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Establecer idioma de corrección de la lista y haga clic en Aceptar. Y oye, verifica el estado de la casilla de verificación 'No revisar la ortografía …'.

7. De un documento de Word aburrido a una página web elegante

¿Sabía que puede transformar sus aburridos documentos de Word en hermosas páginas web? Sí, has leído bien. Todo su antiguo documento puede recibir el impulso de presentación que tanto necesita, gracias a Microsoft Sway.

Para transformar un documento de Word, haga clic en Archivo> Transformar> Transformar en página web. Luego, tendrás que seleccionar una plantilla (Bokeh se ve bastante sorprendente si me preguntas) y presionar el botón Transformar.

Una vez que la página ha terminado de mostrarse, puede compartir el enlace con su audiencia seleccionada. Sin embargo, eso no es todo. Puede protegerlo con contraseña para que el enlace no caiga en las manos equivocadas.

Lo que me encanta de esta transformación es que no solo Sway hace que sea fácil de leer, sino que también hace que sea increíblemente fácil de editar. Por lo tanto, le ahorra la molestia de compartir enlaces con sus clientes o miembros del equipo.

Para ver la opción Compartir, haga clic en Compartir en la esquina derecha. Seleccione una de las opciones y haga clic en Solicitar una contraseña antes de cerrar el menú Compartir.

Consejo profesional: en Sway, también puede agrupar texto, fotos y otras tarjetas.

Echa un vistazo a Microsoft Sway

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8. Limpia tu página de inicio de Word Online

Si trabaja con frecuencia en la versión en línea de Microsoft Word, debe haber notado que la página de inicio puede volverse bastante desordenada con el tiempo. Y bueno, no lleva mucho tiempo perder el rastro de documentos importantes.

Afortunadamente, MS Word Online te permite fijar tus documentos cruciales en la parte superior. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el menú de tres puntos y seleccionar Agregar a Anclado.

Después de eso, todos sus documentos anclados estarán disponibles en la pestaña Fijado.

Si ha optado por el diseño de mosaico, haga clic con el botón derecho en la parte superior del documento y seleccione Agregar a anclado.

Consejo genial: ¿Quieres un aspecto limpio? Sencillo. Haga clic en Ocultar plantillas.

9. Cargar archivos sin problemas

¿Tienes un archivo sin conexión para cargar? Arrastre el archivo.docx a cualquier lugar de la página de inicio, y el resto se encargará de la herramienta. Lo bueno es que el archivo se abre automáticamente una vez que se completa la carga.

10. Insertar un documento de Word

Word Online también le permite incrustar sus archivos y documentos en la parte superior de su sitio o blog. Encontrar el código es tan fácil como el pastel.

Haga clic en Archivo> Compartir y presione la opción Incrustar. Seleccione el código y péguelo en su blog.

Consejo profesional: Hablando de incrustar, ¿sabías que puedes mejorar la privacidad de las URL de YouTube?

11. Dime, ¿qué deseas?

No, no hay Lucifer aquí. Esa es una función de MS Word. Esta ingeniosa búsqueda le permite buscar funciones y herramientas que no puede localizar. ¿No encuentras el botón Comentario?

Escriba su consulta y el cuadro de búsqueda ingenioso volverá con la herramienta relevante al instante. Genial, verdad?

Ponga estos consejos en acción

Así es como puedes poner Word Online en uso completo. Háganos saber si nos hemos perdido agregar alguno de sus consejos y trucos favoritos.

Siguiente: ¿Busca herramientas para editar archivos PDF? Lea la publicación a continuación para descubrir algunas herramientas geniales.