10 Magníficas herramientas gratuitas para todas sus necesidades comerciales básicas

Introducir un nuevo software en un entorno típico de pequeñas empresas puede ser costoso, por decir lo menos. Dependiendo del tamaño de su negocio, comprar múltiples copias de un programa, o sus licencias, puede llevar rápidamente su balance al rojo.

Sin embargo, la alternativa no es especialmente atractiva. Examinar la Web con la esperanza de encontrar una solución de software efectiva y sin costo podría costarle a una pequeña empresa el mismo tiempo, dinero y mano de obra para usarlo de manera efectiva ya que le hubiera costado comprar una aplicación completamente funcional en primer lugar..

¿Qué debe hacer un propietario de negocio con un presupuesto? Simple: Lee este artículo.

[Más información: cómo eliminar el malware de tu PC con Windows]

A continuación, encontrarás 10 excelentes piezas de software que pueden aumentar la productividad sin disminuir tu cuenta bancaria. Incluimos opciones para la mayoría de las funciones comerciales más importantes, desde la productividad hasta la gestión de recursos humanos y el sistema operativo en sí, en un esfuerzo por crear un recurso directo para respaldar su negocio a bajo costo de nada.

Una palabra de advertencia, sin embargo: el software libre no siempre es lo que parece ser. Mientras que el software premium generalmente viene con actualizaciones frecuentes y un personal de soporte útil que está a solo una llamada de distancia, el software gratis puede ser un poco más rudo en los bordes, especialmente cuando se trata de documentación, facilidad de uso y soporte de características matizadas. Dicho esto, las utilidades descritas aquí se encuentran entre la crema del cultivo de software libre, por lo que no debería tener que arremangarse y sumergirse en un foro de soporte técnico demasiado a menudo.

Sistema operativo: Ubuntu Linux

Ubuntu: Limpio y bastante simple.

El costo de las licencias de Windows se suma rápidamente, mientras que el Linux de código abierto cuesta apenas un centavo. Ubuntu es un sistema operativo bastante bueno también, siempre que a su fuerza de trabajo no le importe abandonar la familiaridad del escritorio tradicional de Windows por más aguas inexploradas. La selección de software de Linux es diferente a la de Windows, pero cada pieza de software mencionada en este artículo, con la obvia excepción de la suite de seguridad de Microsoft, funciona bien en Ubuntu.

Aunque a menudo se dice que Linux es casi imposible para usar, Canonical y una gran cantidad de entusiastas de código abierto han invertido mucho esfuerzo en hacer que Ubuntu sea extremadamente amigable para el usuario. También argumentamos que será igualmente frustrante tratar de incluir la interfaz de usuario moderna de Windows 8 en el entorno empresarial. Y ni siquiera nos inicie sobre lo bueno que es ejecutar Linux en sistemas de baja potencia que se marchitarían y ahogaban con solo ver el sistema operativo principal de Microsoft. Pero si aún no está convencido …

Paquete de productividad: LibreOffice

LibreOffice está compuesto por varios módulos, como Microsoft Office.

Es justo decir que uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas al abandonar el y la verdadera (y costosa) suite de Microsoft Office para un paquete de oficina freeware como LibreOffice es la compatibilidad. Específicamente, las preocupaciones de que los documentos u hojas de cálculo recién creados -cuyas extensiones finalizan con la letra "x" - no funcionan con LibreOffice y, aunque lo hagan, no se verán del todo iguales.

Si bien es cierto que podría haber un par de diferencias generales al abrir una hoja de cálculo de Microsoft Excel en su aplicación original frente a Calc de LibreOffice, y que preferiríamos usar PowerPoint mucho más que Impress (¡perdón!) de LibreOffice, la aplicación Writer de la suite es francamente excelente, especialmente por su precio. Y sí, LibreOffice Writer abrirá archivos DOCX, aunque es posible que tenga algunos problemas de formato leve en documentos con grandes detalles.

¿Nuestra recomendación? Si no es demasiada molestia, comience a guardar sus documentos clave de Word en formatos de archivo más antiguos con los que LibreOffice tendrá menos problemas, como documentos Word 97-2003, archivos RTF u ODF (formato OpenDocument), por menos problemas durante su cambio.

Seguridad: Windows Defender / Microsoft Security Essentials

Las PC con Windows 8 se envían con Windows Defender preinstalado.

¿Dos aplicaciones de seguridad a la vez? No del todo, aunque esto requerirá una explicación rápida.

En todas las versiones de Windows anteriores a Windows 8, Windows Defender es una aplicación anti-spyware. Es bueno tenerlo, pero no tan crítico como un escáner de virus en tiempo real. Microsoft Security Essentials cumple esa función en Windows XP, Vista y Windows 7. Para Windows 8, Microsoft fusionó aplicaciones AV y antispyware en un solo programa unificado llamado, lo adivinó, Windows Defender. ¿Entendido?

Si bien diferentes tipos de empresas pueden necesitar opciones de seguridad más sólidas que las soluciones gratuitas de Microsoft, no hay absolutamente nada de malo en mantener la aplicación antivirus altamente funcional (y altamente gratis) de Microsoft en su bolsillo trasero para cualquier sistema que necesita protección básica. Simplemente no espere que las aplicaciones hagan un excelente trabajo al informar a una autoridad centralizada sobre virus encontrados o actualizaciones necesarias.

Otra aplicación poderosa que vale la pena visitar es la versión gratuita de Comodo Internet Security. Con él, puede obtener lo mejor de los ya mencionados Windows Defender y Microsoft Security Essentials en una sola aplicación: antispyware, firewall y capacidades antivirus, sandboxing automático para bloquear archivos desconocidos antes de que puedan dañar y una capacidad de bloqueo que evita que tus archivos críticos de Windows se vean afectados por aplicaciones problemáticas. Sin embargo, Comodo suele pedirle a los usuarios que tomen decisiones de seguridad, mientras que el software de Microsoft funciona más tras bastidores.

Correo electrónico: Zimbra Desktop

Zimbra Desktop envía correos electrónicos, pero también mucho más.

Como Thunderbird de Mozilla es básicamente sobre el soporte vital en este punto, el mundo de las "alternativas de freeware a Microsoft Outlook" ha tenido éxito. Sin embargo, Zimbra Desktop ofrece un atractivo conjunto de características como cliente de correo electrónico de escritorio, especialmente para los empleados encargados de supervisar los canales sociales de su empresa.

Zimbra Desktop incluye todos los elementos básicos de un cliente de correo electrónico de escritorio, como una interfaz de correo electrónico. un calendario, listas de tareas, un modo fuera de línea, etcétera. La aplicación también incluye una sección que permite a los usuarios controlar las redes sociales como Twitter y Facebook; servicios más amigables para los negocios como WebEx y LinkedIn; y servicios generales como Yahoo Web Search y búsquedas locales.

Zimbra Desktop admite correo POP e IMAP de fábrica, junto con Yahoo Mail, Gmail, AOL, Hotmail y, por supuesto, cuentas de Zimbra Collaboration Server.

Proyecto gestión: Freedcamp

Freedcamp se parece mucho al Basecamp, ¿no? Hay una razón para eso. El conjunto de características de la herramienta gratuita de seguimiento de proyectos tiene un lote en común con su contraparte de seguimiento de proyectos más costosa.

Si alguna vez has visto la interfaz de Basecamp, sabes de lo que estamos hablando. Si no, aquí hay un curso acelerado: Freedcamp le permite crear proyectos, dentro de los cuales puede crear y asignar tareas a varios usuarios dentro de su organización. (Las fechas de vencimiento aparecen en un calendario separado). Cuando los usuarios inician sesión en sus cuentas, se les presenta un tablero fácil de usar con toda la actividad que se desarrolla dentro de un proyecto en particular, así como elementos de tareas pendientes y de mayor tamaño. "¿Dónde estamos en la línea de tiempo general?" Elementos de hito que definen en qué estás trabajando. Los usuarios pueden incluso rastrear su tiempo en una tarea en particular, que es útil si las facturas de su negocio son por horas.

Gestión de recursos humanos: OrangeHRM

Con un nombre como OrangeHRM, ¿qué combinación de colores esperaba?

Administrar sus recursos humanos es fundamental en todos los negocios, excepto en los más pequeños, y hacer un seguimiento de la información de sus empleados en una hoja de cálculo lanzada no es suficiente. Sin embargo, eso no significa que deba gastar mucho dinero en el software de administración de recursos humanos. OrangeHRM, un sistema de recursos humanos completamente gratuito y de código abierto, hace girar varios "módulos" de recursos humanos comunes en torno a un único sistema de control centralizado.

En otras palabras, funciones como la base de datos central de empleados, el rastreador de permisos de empleados, el módulo de cronometraje, el sistema de seguimiento de solicitantes de empleo y el sistema de revisión de rendimiento, por nombrar solo algunas de las opciones disponibles, se vinculan a un solo módulo de administración que permite universal "admin" para asignar diferentes derechos y permisos para las características antes mencionadas a voluntad.

¿Suena complicado? No es. La curva de aprendizaje fácil de OrangeHRM es tan importante como un punto de venta como su amplitud. Sin embargo, si necesita funciones más avanzadas o no quiere la molestia de mantener el software HRM en su propio hardware, hay disponible una versión paga de software como servicio (Saas). También puede pagar por capacitación o software personalizado.

Diseño del sitio web: Weebly

La versión gratuita de Weebly es buena para crear un sitio web básico.

Si no sabe absolutamente nada sobre diseño web, pero aún desea algún tipo de Presencia en la web que es mejor que una página about.me o una página de dominio estacionado por defecto, Weebly es su ticket.

La versión gratuita de esta aplicación web le permite crear un sitio simple alojado por Weebly, que usted compila arrastrando y colocar varios elementos de página sobre una variedad de plantillas preestablecidas. Si bien ciertas partes de las plantillas están bloqueadas, puede agregar secciones editables con párrafos, imágenes, formularios de contacto o incluso un poco de HTML personalizado, si así lo desea. Los elementos más exclusivos como los videos incrustados requieren una cuenta Weebly premium.

No solo puede tener varias páginas en su sitio, sino que también puede asignar otros usuarios para que actúen como editores para la construcción web colaborativa.

Gestión de relaciones con los clientes: ZohoCRM

ZohoCRM lo ayuda a administrar clientes potenciales.

Si su SMB realmente enfatiza el bit "S" -como en, solo necesitaría tres o menos usuarios para su software de administración de relaciones con el cliente- entonces ZohoCRM es la aplicación SaaS para usted. En esencia, ZohoCRM ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los clientes (y clientes potenciales), realizar campañas de marketing por correo electrónico, capturar la generación de leads optativos, controlar el flujo de ventas, gestionar oportunidades de ventas y más, todo a través de un único, interfaz web fácil de usar.

La versión gratuita de ZohoCRM admite 100 megabytes de almacenamiento total y hasta 100.000 registros.

Si busca más flexibilidad (o usuarios) de los que ofrece la versión gratuita de ZohoCRM, puede actualizarse a un nivel premium por un precio razonable, o puede que quiera echarle un vistazo a SugarCRM Community Edition. Es más potente que la versión gratuita de ZohoCRM, pero también requiere el alojamiento y la configuración del software en su propio servidor. Necesitará un poco más de experiencia técnica -y la buena disposición para dirigirse a los robustos foros de ayuda de SugarCRM- para que esta completa herramienta funcione sin inconvenientes.

Contabilidad: GnuCash

La interfaz de usuario de GnuCash es insípida, pero fácil utilizar.

GnuCash es un programa de contabilidad de código abierto que utiliza una interfaz estilo chequera para realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos básicos. Y, debido a que esta aplicación utiliza el método de contabilidad de doble facturación, lo ayuda a equilibrar sus libros al garantizar que las transacciones entre cuentas coincidan. En otras palabras, el dinero que entra y sale tiene que coincidir con los activos y pasivos de su negocio.

GnuCash les permite a los usuarios configurar transacciones y recordatorios en un horario altamente personalizable. El software fue creado con la contabilidad de pequeñas empresas en mente, completa con innumerables opciones de informes (incluyendo estados de pérdidas y ganancias), seguimiento de clientes y proveedores, administración de facturas, impresión de cheques, administración de nómina y mucho más. no, sin embargo, incluye inventario dedicado o herramientas POS.

Email marketing: MailChimp

MailChimp incluye robustas herramientas analíticas.

MailChimp está libre como en "freemium", pero es la oferta gratis es realmente muy amable. El nivel gratuito de este popular servicio de administración de marketing por correo electrónico le permite enviar hasta 12,000 correos electrónicos por mes a una lista que no es más de 2,000 direcciones de correo electrónico. En otras palabras, no se puede arruinar el mundo, pero la pequeña empresa típica sin duda puede enviar correos electrónicos a una parte importante de su base de clientes.

La versión gratuita de MailChimp es relativamente sin restricciones cuando se trata de crear y usar plantillas, enviarlas por correo a sus suscriptores según la ubicación y usar contenido dinámico para enviar correos electrónicos cuasi personalizados a diferentes sectores de su base de clientes. Y no importa si está utilizando las versiones gratuitas o pro de MailChimp, tiene acceso a los informes integrales de la aplicación y a las pruebas de división A / B.

¿Desea más?

Si busca opciones adicionales sin costo, nuestra guía de El Mejor software gratuito para pequeñas empresas examina las mejores opciones gratuitas disponibles en las categorías de productividad, edición de fotos, diseño de sitios web y gestión de proyectos, mientras que nuestro resumen de las 15 mejores herramientas, aplicaciones y servicios gratuitos de 2012 cubre aún más software útil (pero gratuito), que incluye herramientas de respaldo y grabación de audio sin costo.